Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как определить срок хранения документа?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы – финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.
Как рассчитывать сроки хранения отчетности в 2023 году
Сроки хранения документов рассчитываются по Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.
По общим правилам началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Речь идёт о годе, когда документы последний раз использовали для учёта или в ином делопроизводстве. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.
Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Например, договоры с контрагентами, письма, платёжки. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.
Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив.
Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.
При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года.
Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми.
Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Если пойти привычным путем
Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия, чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения. Эта работа называется составлением номенклатуры дел предприятия на следующий год.
Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения дела и № статьи по Перечню |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:
- Как определить сроки хранения аудиовизуальной, звуковой и видеоинформации? Регламентирован ли срок хранения записей телефонных совещаний организации, переговоров?
- Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.
В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.
Постоянно придется хранить, например:
- годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
- передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
- Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
- договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
- документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
- акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
- договоры дарения;
- документы по операциям с ценными бумагами;
- переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
- паспорта сделок.
75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:
- трудовые договоры;
- реестры сведений о доходах физлиц;
- ведомости на выдачу дивидендов;
- лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.
Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
10 лет хранят документы, например:
- по продаже движимого имущества;
- договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.
Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам
В Письме Минфина России от 02.08.2011 N 03-02-07/1-272 указано: в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. А этот срок составляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Убыток выявляется на предприятии по окончании года (налогового периода) и рассчитывается как разница между всеми доходами и расходами, произведенными организацией за истекший год. Поэтому она должна хранить все документы по произведенным расходам, а также полученным доходам за тот год (налоговый период), когда получен убыток.
По мнению контролирующих органов, в этом случае к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, предусмотренных пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Основанием служит предположение, согласно которому отсчитывать 4-летний срок хранения нужно не с момента составления документов, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток. Если этого не сделать, то перенос убытков будет считаться неправомерным.
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Хранение документов важно и в целях расчетов по НДС
Известно, что подтверждать соответствующими документами необходимо не только расходы и доходы, но и право на вычет НДС либо отсутствие обязанности по восстановлению ранее принятых к вычету сумм этого налога. Минфин также неоднократно обращал на это внимание. Например, в Письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 указано: течение предусмотренного пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
О том, какими последствиями может обернуться преждевременное уничтожение документов в связи с неверным определением срока их хранения, можно узнать из судебной практики. Показательным является налоговый спор, который рассматривал АС УО в Постановлении от 20.06.2017 № Ф09-3060/17 по делу № А60-48011/2016. Инспекция провела выездную налоговую проверку ООО за период с 01.01.2013 по 29.02.2016. В ходе проверки было установлено, что при переходе с общего режима налогообложения на УСНО общество в IV квартале 2015 года в нарушение пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ не восстановило НДС, принятый к вычету по основным средствам в июле 2007 года.
Хранение документов важно и в целях расчетов по НДС
Известно, что подтверждать соответствующими документами необходимо не только расходы и доходы, но и право на вычет НДС либо отсутствие обязанности по восстановлению ранее принятых к вычету сумм этого налога. Минфин также неоднократно обращал на это внимание. Например, в Письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 указано: течение предусмотренного пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
О том, какими последствиями может обернуться преждевременное уничтожение документов в связи с неверным определением срока их хранения, можно узнать из судебной практики. Показательным является налоговый спор, который рассматривал АС УО в Постановлении от 20.06.2017 № Ф09-3060/17 по делу № А60-48011/2016. Инспекция провела выездную налоговую проверку ООО за период с 01.01.2013 по 29.02.2016. В ходе проверки было установлено, что при переходе с общего режима налогообложения на УСНО общество в IV квартале 2015 года в нарушение пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ не восстановило НДС, принятый к вычету по основным средствам в июле 2007 года.
Мнение о том, что документы следует хранить в течение четырех лет с даты их составления, неверно. Установленный НК РФ четырехлетний срок хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Порядок определения указанного периода мы пояснили на примерах.
Необходимо учитывать, что для некоторых случаев предусмотрены специальные сроки хранения документов (например, при переносе на будущее убытков, реализации объектов ОС с убытком).
Важно понимать, что в целях бухгалтерского учета отдельные документы нельзя уничтожить спустя пять лет хранения, обеспечивать их сохранность нужно на протяжении всего периода деятельности организации и даже дольше (путем передачи на хранение в архив).
В случае если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, руководствоваться нужно тем актом, который предусматривает наибольший срок.
Отсутствие первичных учетных документов влечет налоговые последствия и административную ответственность.
Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации
Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами.
Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа.
Пример:
Если документ закончили использовать в сентябре 2013 года, на хранение его рекомендуется передать 1 января 2014 года.
Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать — временные (до 75 лет) и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению.
Среди управленческих документов, которые требуется хранить 75 лет — личные дела сотрудников и журналы регистрации несчастных случаев на производстве.
В целом документы по сроку хранения делятся на группы:
- документы с ограниченным периодом хранения
- документы постоянного хранения
- хранения до минования надобности
- хранения до замены новыми документами
Кадровая документация обычно хранится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно — в профессиональном коммерческом архиве. Порядок хранения кадровой документации регулирует трудовое законодательство.
Определенные кадровые документы относятся к группе «документы со сроком хранения до востребования».
Одной из важнейших задач руководителя компании и кадрового департамента — это обязанность гарантировать безопасность персональных данных каждого работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.
Уничтожение документов бухгалтерского учета
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.
Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10. 2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08. 02. 1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26. 12. 1995 № 208-ФЗ).
В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.