Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.
Как произвести сверку расчетов с контрагентами, если документов нет в учете организации
Ситуация 1: организация приобретает материальные ценности.
- Необходимо уточнить, не была ли проведена документация в ином периоде, например следующем за периодом сверки. Если у компании отсутствуют документы, по которым возникли расхождения в АС расчетов, стоит перейти к следующему этапу.
- Уточнить у работника организации, осуществляющего взаимодействие с контрагентом, передал ли он документы по закупке сотрудникам бухгалтерского отдела. Если не передал, то необходимо их забрать и провести проверку на соответствие данным контрагента, содержащимся в акте. После этого их надо отразить в БУ.
- При отсутствии документов стоит перейти к следующему шагу.
- Сформировать запрос контрагенту на предоставление дубликатов недостающих документов. Когда они будут получены, провести их проверку и отразить в БУ.
Сверка – это инвентаризация активов и обязательств
Согласно 27 пункту Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, подготовка годовой бухгалтерской финансовой отчетности предполагает проведение инвентаризации активов и обязательств организации. Правила инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Цель проведения инвентаризации – установить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета действительному положению дел, то есть наличию имущества и обязательств.
Инвентаризация или ревизия расчетов с поставщиками, покупателями, кредиторами и т.п. проводится с помощью сверки расчетов.
Что уточняем во время сверки:
- дебиторскую задолженность — имущество организации,
- кредиторскую задолженность и резервы — финансовые обязательства.
Подписание акта сверки и его юридическая сила
При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.
Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.
Как организована работа бухгалтера с документом «Акт сверки взаиморасчетов»
В российских организациях менеджеры различных отделов (продаж, логистики, персонала) запрашивают, или у бухгалтера, отдельно занимающегося расчетами, или у единственного бухгалтера, акты сверки по своим контрагентам для того, чтобы на основании подписанного с двух сторон документа, закрыть свои сделки.
1. Запрос от менеджера или от контрагента.
Запрос от бухгалтера контрагенту или менеджеру.
↓
2. Сличение базы 1С с наличием документов и с данными контрагента.
↓
3. Устранение расхождений или подписание акта с расхождениями.
Задача бухгалтера состоит в том, чтобы данные по оригиналам первичных документов не только сходились с данными по 1С: Бухгалтерия предприятия, но, и чтобы те же данные соответствовали зеркально данным у контрагента, расчеты с которым проверяются.
То есть, если бухгалтерская операция по оплате, отгрузке или поставке отражена в первичных документах в стоимостном выражении на 150 000 руб., то и в акте сверки взаиморасчетов такая же сумма должна и проходить по данным программы 1С: Бухгалтерия предприятия.
В акт сверки должны попадать только подтвержденные документами отгрузки, поставки и оплаты.
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом
Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27–13820/2015).
Мнение эксперта
Гусев Владислав Семенович
Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.
Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.
Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.
Акт сверки взаиморасчетов
Акты сверки взаиморасчетов составляются по факту
свершившихся операций между компаниями: продажей и покупкой товаров и услуг,
фактическим перечислением за это денежных средств.
Сверка расчетов проводится как минимум один раз в год для
инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. По факту,
организация самостоятельно определяет периодичность такой операции. В более
крупных компаниях за сверкой расчетных операций закрепляется отдельный
бухгалтер, этот же сотрудник составляет и отправляет контрагентам форму акта.
Стандартно образец состоит из трех частей:
- шапка (название документа, информация о
контрагентах, за какой период составлен или в рамках какого договора велись
расчеты); - основной раздел. Зачастую составляется в виде
двух таблиц: информация о расчетах компаний в пользу друг друга по
бухгалтерским данным каждой из них (начальные и конечные сальдо, проведенные
бухгалтерией расчеты и поставки, итог задолженностей или нулевой остаток по
акту сверки); - удостоверение наличия задолженности,
определения, в чью пользу установлена задолженность.
Основная информация дается в виде двух таблиц. В конце бумага
подписывается сторонами.
Акт составляется компанией-исполнителем и передается
другой компании по почте. Вторая таблица заполняется уже контрагентом. Можно заполнить
сразу две таблицы, если контрагент согласен с информацией – он подписывает акт.
Если сведения в его бухучете не сходятся – составляется свой вариант документа
или акт разногласий.
Чтобы правильно составить акт не нужно специфических
знаний, такая документация автоматически печатается из программ. Также бумагу
можно составить вручную, исходя из фактически сложившихся данных по
бухгалтерскому учету.
Суммируя вышесказанное: несмотря на то, что в законе отсутствует требование составлять акты сверки взаимных расчетов, для осуществления инвентаризации активов и обязательств бухгалтерам рекомендуется составлять этот документ. Подписывает его уполномоченное лицо: руководитель или бухгалтер на основании доверенности. Выше приведены образцы необходимых документов и даны практические советы по оформлению процедуры сверки счетов.
Много полезной информации о заполнении и подписании АС дано в этом видео:
Закон «О бухгалтерском учете» предусматривает необходимость проведения инвентаризации активов и пассивов юридического лица в сроки и порядки им самим определяемые (статья 11). Следовательно, бухгалтеры составляют помимо прочего акты сверки с контрагентами для сверки состояния общих расчетов имевших место между участниками договора на определенную дату.
Законодательство не устанавливает требований к составлению и оформлению актов сверки. Но, правоприменительная практика такова, что акты сверки составляются. При составлении акта сверки желательно руководствоваться требованиями, предъявляемыми к оформлению первичной документации бухгалтерского учета (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете), невзирая на то, что акт сверки таковым не является.
В рассмотрении вопроса кому надлежит ставить подпись на акте сверки, мы будем отталкиваться от принципов корпоративного права закрепленных в Гражданском кодексе РФ:
- Права и обязанности юридического лица осуществляются его исполнительными органами согласно учредительным документам (статья 53), а также представителями уполномоченными на это доверенностью (статья 182).
- Исполнительный орган юридического лица — это руководитель (президент, директор, генеральный директор и т.д.). Руководителя назначает общее собрание учредителей протоколом, круг полномочий директора определен в уставе организации, трудовой договор с директором заключает общее собрание учредителей.
- Бухгалтер действует на основании трудового договора и должностных обязанностей. Подпись бухгалтера имеет юридическую силу, если он был уполномочен на совершение юридических действий, а именно подписание актов сверки взаиморасчетов приказом или доверенностью, предпочтительность и образцы которых приведены далее. Это также касается главного бухгалтера.
Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения
Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
Цель составления акта
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
Правила оформления акта
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).
Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.
Как сделать сверку с контрагентами и составить акт
Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.
Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями.
Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах. В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия.
По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.
Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда.
И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров. Конечный результат ─ заполненный акт сверки должен обязательно «дойти» до бухгалтерии и быть проверенным.
Кстати, сверку можно рассматривать как одну из составляющих инвентаризации. Более подробно . Результатом сверки могут быть:
- акт, подписанный с разногласиями
- подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?
Такое возможно, если:
- документы не дошли до контрагента
- внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
- проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже
Причем документов может не быть:
- в учете контрагента
- в учете вашей компании
Акт сверки взаиморасчётов
22547 Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления.
Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций. ФАЙЛЫ Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки.
Составлением, как правило, занимаются бухгалтера. Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.
Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени.
Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации. Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону.
Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата. Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя. При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).
Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно. Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить.
В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности.
То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки. Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом.
Как правильно оформить акт?
В законодательстве нет единой формы, которая используется при формировании данного акта. По этой причине юристы говорят о возможности использования свободного бланка. Некоторые организации разрабатывают шаблоны актов сверки, тогда требуется составлять документ по имеющемуся образцу.
Для написания можно использовать простой лист формата А4. При составлении важно учесть, что должно получится 2 экземпляра. Каждому заинтересованному участнику достанется по одному. После заполнения и подписания потребуется оба варианта направить второй стороне, чтобы она могла сравнить отраженные в документе сведения с теми, что есть у нее. При отсутствии возражений относительно перечислений финансового значения, прописанных в акте, второй участник ставит свою подпись на документе.
Затем один экземпляр возвращается составителю. Если возникает необходимость, то допустимо заверить акт при помощи печати.
Обозначение взаимозачета
Бывает, что после составления протокола сверки, у партнеров возникают взаимные претензии или требования, если их удалось уладить – происходит взаимозачет. Эта операция подразумевает принятие обоюдных требований, закрытие (погашение) задолженностей дебета или кредита как одного, так и обоих контрагентов.
Часто, суммы задолженностей сторон расходятся. В таком случае, при взаимозачете происходит списание меньшего долга и у партнера, чья невыплаченная сумма больше, разница остается не закрытой.
Акт взаимозачета, также, как и сверки, оформляется по свободному образцу, но должен содержать такую информацию:
- основания, на которых заключается договор;
- суммы;
- сроки исполнения по каждому прописанному пункту;
- участники, между которыми укладывается акт;
- остаток долга одного из субъектов.
Как разобраться в акте сверки кто кому должен
- Справка о состоянии расчётов показывает только долг или переплату по налогам и взносам на конкретную дату. Но чтобы разобраться, откуда они появились, понадобится другой документ — выписка операций по расчётам с бюджетом.
- Выписка операций по расчётам с бюджетом показывает историю платежей и начисленные налоги и взносы за выбранный период. По выписке вы поймёте, когда возникли долг или переплата, и выясните причину расхождений.
- Подготовки данных к сдаче отчетности. При проведении инвентаризаций перед сдачей годовой отчетности сверка является необходимой процедурой.
- Получения подробной информации о документах поставки, оказания услуг, платежей контрагента. В ряде случаев расхождение данных можно выявить по показателям первичной документации.
- Признания долга. Стороны, подписывая документ, подтверждают данные сверки.
- Прерывания срока исковой давности по расчетам. При подаче иска в суд срок может определен от даты проведения сверки. Для придания юридической силы составление акта производится до дня истечения срока законного требования долга. На законодательном уровне порядок прерывания искового периода закреплен в ст. 203 ГК РФ.
- Формирования конкурсной массы в порядке процедуры банкротства. По результатам сверок кредиторы предъявляют претензии к должнику. Неподтвержденная своевременно задолженность лишает возможности истребовать погашения претензий после формирования конкурсной массы.
- Реорганизации предприятия – присоединения, объединения, ликвидации. Особое значение проведение сверки приобретает акт при закрытии компании.