Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «HR REPORT: подробное руководство с шаблонами отчетности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Показатель текучести персонала зависит от множества факторов, но точно не только от уровня зарплаты. Скорее, на нее влияет общая рабочая атмосфера и условия, которые вы предлагаете сотрудникам. Сотрудники чувствуют себя комфортно, когда рабочая среда поддерживает их в достижении целей. Лучшие сотрудники — это те люди, которые разделяют видение и ценности компании.
Отчетность по персоналу — это ключевая задача HR-специалиста. Если все делается правильно, то это дает три ключевых преимущества как для отдела HR, так и менеджмента:
- HR-мониторинг. Регулярная отчетность позволяет HR-специалисту держать руку на пульсе организаций, отслеживая ключевые показатели персонала. На раннем этапе можно обнаружить новые тенденции и возможности, таким образом, возникающие проблемы решаются до того, как они существенно повлияют на бизнес.
- Информация для менеджмента. HR-отчет может помочь менеджерам более эффективно выполнять свою работу. Фактически HR-отчет информирует менеджеров о происходящем в их командах и отделах. Когда, например, отдел маркетинга борется с высокой текучестью кадров и долгой продолжительностью найма, менеджеры станут уделять больше внимания удержанию сотрудников и будут знать о таких рисках, как более долгие сроки замены сотрудников, если кто-то собирается увольняться.
- Отслеживание проблемных областей. НR-отчетность также является отличным методом отслеживания основных проблемных областей, причем весьма прозрачно. Прозрачность в показателях текучести кадров у каждого менеджера будет мотивировать их уделять более пристальное внимание удержанию сотрудников, поскольку на кону их репутация! Путем отслеживания проблемных областей HR-специалисты могут существенно улучшить ситуацию.
HR-отчетность часто рассматривается как гигиенический фактор. Это означает, что необходима надежность и точность. Если у кого-то «плохая гигиена» (то есть, в отчетности встречаются ошибки и погрешности), люди это заметят и будут жаловаться.
Это подчеркивает важность надежной отчетности. Точность — обязательное условие. Без этого HR-специалист быстро утратит свою репутацию.
Люк Смейерс (компания iNostix) очень четко сформулировал это несколько лет назад.
Конечно, каждый HR-отдел должен (максимально) хорошо справляться с этим «классическим» уровнем отчетности. Без обсуждений. Без дебатов. Уметь это делать. В каждой организации этот уровень должен быть полностью автоматизированным, высокоэффективным, супербыстрым, информативным, легким для чтения, хорошо структурированным и понятным на уровне нажатия одной клавиши.
Не все организации пока находятся на «очень эффективном и супербыстром» уровне. Тем не менее, каждая компания должна уметь вести HR-отчетность.
Что такое HR-аналитика
HR-аналитика — это комплекс инструментов и методов для анализа и оценки процессов найма и управления штатом. С ее помощью определяют эффективность взаимоотношений работодателя с соискателями и сотрудниками. HR-аналитика помогает рекрутеру рассчитать затраты и риски, подобрать источники поступления качественных кандидатов, найти наиболее подходящих соискателей и выделить больше времени на общение с ними.
- Сбор, обработку, исследование данных с помощью математических моделей для выявления скрытых зависимостей и корреляций.
- Определение возможностей влияния через персонал на эффективность бизнеса.
- Анализ скрытых причин имеющихся проблем, поиск возможностей их решения.
Инструменты аналитики
Большинство российских предприятий используют лишь простейшие методики оценки эффективности персонала. Базовые, рутинные средства, без которых не обойтись:
- Дескриптивная (описательная) аналитика – сбор и обобщение первичных данных, которые отчасти помогают понять, что происходило в прошлом и имеет место в настоящее время. Это позволяет провести работу над ошибками.
- Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) – модуль управления персоналом рассчитывает основные показатели и коэффициенты, более точно определяющие текущее состояние.
- Бенчмаркинг – комплекс методик для сравнения показателей HR-процессов на предприятии с аналогичными параметрами в других организациях. Предназначен для внедрения успешного опыта других компаний.
Информация, полученная с применением этих инструментов, необходима, но недостаточна для того, чтобы аналитику можно было считать конкурентным преимуществом и эффективным инструментом, а также не несет прогностической ценности.
Чтобы обеспечить развитие бизнеса в долгосрочной перспективе, применяйте наряду с традиционными более продвинутые, современные инструменты. Среди них визуализация и автоматизированный статистический анализ.
Преимущества и недостатки
HR-аналитика позитивно влияет на управленческие решения и существенно повышает следующие их характеристики:
- Скорость – за счет автоматизированного сбора и анализа информации.
- Качество – благодаря сокращению доли ошибок, в том числе, связанных с субъективными (интуитивными) оценками.
- Обоснованность – за счет выявления множества скрытых взаимосвязей в управлении персоналом.
Успешное овладение новым инструментом кардинально меняет роль и всю деятельность службы управления персоналом, а именно:
- Изменяет статус – способствует превращению в стратегического бизнес-партнера.
- Позволяет кадровикам больше времени уделять талантам и меньше концентрироваться на рутинных операциях, которые выполняет программа.
- Обеспечивает навыки, необходимые для ценного HR-специалиста – оптимизирует подход к найму, вырабатывает критическое отношение к талантам за счет объективной оценки.
HR-аналитика – это возможность эффективного долгосрочного планирования, прогнозирования, оценки рисков управленческих решений.
Календарь отчетности кадровика на 2021 год
Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить.
| Месяц | Крайняя дата сдачи отчета | Принимающий орган | Наименование отчета |
| Январь | 15 января | Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4)
Отчет сдают: за декабрь прошлого года — организации, где более 15 работников; за весь прошлый год — организации, где менее 15 работников. |
| ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | ||
| 27 января | Росстат | Форма № 7-травматизм за прошлый год | |
| Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | ||
| 30 января | Росстат | Форма № 1-Т за прошлый год | |
| Февраль | 3 февраля | Росстат | Данные о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (форма № 1-кадры)
ВАЖНО! Отчет сдают 1 раз в 3-4 года! |
| 17 февраля | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| 25 февраля | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Март | 2 марта | ПФР | Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам года |
| 16 марта | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| 25 марта | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
| Апрель | 8 апреля | Росстат | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) первый квартал |
| 15 апреля | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4)
Отчет сдают: за март — организации, где более 15 работников; за первый квартал года — организации, где менее 15 работников |
||
| 27 апреля | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
| Май | 15 мая | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц. |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 мая | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Июнь | 15 июня | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц. |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 июня | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
| Июль | 8 июля | Росстат | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) за второй квартал |
| 15 июля | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4)
Отчет сдают: за июнь — организации, где более 15 работников; за полугодие — организации, где менее 15 работников |
||
| 27 июля | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Август | 17 августа | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 августа | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
| Сентябрь | В течение месяца | Военкомат | Направить в военкомат списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста |
| 15 сентября | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 сентября | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Октябрь | 8 октября | Росстат | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) за третий квартал |
| 15 октября | Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4)
Отчет сдают: за сентябрь — организации, где более 15 работников; за 9 месяцев — организации, где менее 15 работников. |
|
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | ||
| 26 октября | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Ноябрь | 2 ноября | Военкомат | Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году |
| 16 ноября | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц. | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 ноября | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Декабрь | 2 декабря | Военкомат | Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе |
| Военкомат | Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата. | ||
| Росстат | Сведения о заработной плате работникам по профессиям и должностям (форма № 57-Т).
Отчет сдают 1 раз в два года — по нечетным годам — за октябрь текущего года |
||
| 15 декабря | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц. | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 декабря | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест |
Как наладить HR-процессы в компании на старте бизнеса
В HR-отчетности существует несколько подводных камней. Это необходимо учитывать, чтобы не наделать ошибок.
- Автоматизируйте HR-отчетность: не пытайтесь генерировать каждый отчет вручную. Это крайне неэффективно и сведет на нет все возможности вашего отдела HR-данных. Все отчеты, описанные в этой статье, можно легко автоматизировать и генерировать автоматически.
- Предоставьте соответствующую информацию: не пытайтесь сделать всех счастливыми. Если вы можете сделать 80% людей счастливыми с помощью 20% информации, это может быть лучшим решением. Создание чрезмерно усложненной инфопанели и отчетность с нерелевантными данными могут привести к неэффективности отчетов и инфопанелей и, соответственно, снизить их ценность.
- Устраните ошибки: HR-данные будут считаться несоответствующими действительности, если в ваш HR-отчет закрадутся ошибки. Исправьте эти ошибки в исходных системах и проверьте их на корректность работы по точному вводу данных.
ЧТО ТАКОЕ HR-АНАЛИТИКА?
HR-аналитика является процессом, в котором методы обработки данных и бизнес-аналитики (BA) применяются к обработке HR-данных. Её иногда также называют аналитикой талантов. Кроме того, интеллектуальный анализ данных (data mining) в этом контексте относится к практике изучения баз данных для создания новой информации.
У HR-аналитики существуют две основные цели: предоставление инсайтов (неизвестной ранее информации), и определение ключевых данных.
Первая цель состоит в предоставлении организации информации о ее собственных операциях, которая может помочь в эффективном управлении сотрудниками. Это инсайты, которые могут обеспечить эффективное достижение бизнес-целей компании.
Вторая ключевая функция HR-аналитики: помогать идентифицировать данные, которые организация должна сохранять. Кроме того, она предоставляет модели для прогнозирования различных способов, которыми организация может получить оптимальную отдачу от инвестиций (ROI) в свой человеческий капитал.
В целом, HR-аналитика ориентирована на то, чтобы максимально использовать огромные объемы данных о человеческих ресурсах, которые собирает большинство организаций. В компаниях часто имеется множество данных, таких как демографические данные сотрудников, учебные записи и т.д., и анализ может извлечь из них важные знания.
- Revenue per Employee — Доход на одного сотрудника: Доход на одного сотрудника составил 402 398 долларов США.
- Profit per Employee (PPE) — Прибыль на одного сотрудника: Прибыль на одного сотрудника составила 103 890 долл. США
- Profit per People Dollar — Прибыль на человеко-доллар: Сколько прибыли вы зарабатываете на 1 доллар, потраченный на сотрудников и подрядчиков. Пример: прибыль на человеко-доллар равна 0,56 доллара.
- Average Days Absent — Средние продолжительность отсутствия: В среднем сотрудники отсутствовали 13,4 дня.
- Business Specific Productivity Metrics — Показатели производительности для бизнеса: Производительность должна измеряться в терминах, имеющих отношение к вашему бизнесу. Пример центра обработки вызовов: объем звонков на одного сотрудника увеличился на 4% до 17,5 звонков в час.
- Salary Increase vs. Revenue Increase — Увеличение зарплаты и увеличение доходов: Когда вы тратите больше на сотрудников, есть ли окупаемость? Пример: средняя зарплата увеличилась на 4,2%, а доход увеличился на 3,2%.
- Employee Salary by Level — Зарплата работника по уровню: Средняя зарплата по уровню: средняя зарплата сотрудников уровня 8 составляет 48 765 долларов США.
- Number of Employees by Band — Количество сотрудников по группам заработной платы. 10 876 сотрудников уровня 8.
- Employee Productivity by Position — Производительность сотрудников по позициям: Это показатель, специфичный для бизнеса. Пример биомедицинских исследований: средний патент на одного старшего исследователя составлял 0,16.
- Average Salary — Средняя зарплата: Часто с разбивкой по уровням, отделу или позиции: средняя зарплата для руководителя уровня 3 составила 214 000 долларов США (год).
- Salary Deviation (by job level) — Отклонение зарплаты (по уровням): Каков диапазон между верхней и нижней границей для уровня? Отклонение заработной платы для руководителя 3-го уровня составляло 109 876 долл. США.
- Cost of Benefits as a Percentage of Salary — Стоимость бенефитов как процент от заработной платы: Сколько вы тратите на бенефиты по отношению к зарплате? — Средняя стоимость бенефитов составляла 39,7% от заработной платы.
- Cost of Benefits as a Percentage of Revenue Стоимость бенефитов как процент от выручки: Средняя стоимость бенефитов составляла 3,7% от выручки.
“Спрятанное золото” в отчётах службы управления персоналом
Прежде чем приступить к составлению HR-отчета, необходимо продумать моменты, а точнее ответы на вопросы «как» и «когда».
Масса организаций продолжают работать с привычными статистическими отчетами в зависимости от ситуации. Например, когда менеджер или директор хотят что-то знать о персонале, они просят HR-специалиста отправить им отчет. После такого запроса отдел HR-данных начнет срочно составлять этот отчет (нередко сверхурочно). Это пример (неэффективной и) ситуативной отчетности. HR-отчеты должны составляться моментально, а потому их следует автоматизировать.
Увы, как уже было упомянуто, все еще существует немало организаций, которые работают с бумажными отчетами, составленными вручную. Это не всегда плохо: когда информация не подвержена изменениям, бумажные отчеты могут быть вполне эффективными.
Кроме того, мейл с отчетом увидят быстрее, чем редкие обновления на инфопанели. Тенденция такова, что люди не будут использовать панели мониторинга, которые не показывают и не доказывают свою ценность и удобство.
Однако инфопанель предлагает возможность получения более детальной информации. Текучесть кадров может быть интересным показателем, но какой процент из этого показателя действительно обидные и нежелательные потери персонала? Не проблема, когда уходит неэффективный сотрудник, но упускать действительно перспективных людей катастрофично. Интерактивные инфопанели позволяют вам анализировать данные и делать необходимые выводы. Вы можете либо предоставить всем доступ к этой инфопанели, либо открыть отдельные части для просмотра и ознакомления.
HR-отчетность часто рассматривается как гигиенический фактор. Это означает, что необходима надежность и точность. Если у кого-то «плохая гигиена» (то есть, в отчетности встречаются ошибки и погрешности), люди это заметят и будут жаловаться.
Это подчеркивает важность надежной отчетности. Точность – обязательное условие. Без этого HR-специалист быстро утратит свою репутацию.
Люк Смейерс (компания iNostix) очень четко сформулировал это несколько лет назад.
Конечно, каждый HR-отдел должен (максимально) хорошо справляться с этим «классическим» уровнем отчетности. Без обсуждений. Без дебатов. Уметь это делать. В каждой организации этот уровень должен быть полностью автоматизированным, высокоэффективным, супербыстрым, информативным, легким для чтения, хорошо структурированным и понятным на уровне нажатия одной клавиши.
Не все организации пока находятся на «очень эффективном и супербыстром» уровне. Тем не менее, каждая компания должна уметь вести HR-отчетность.
В HR-отчет необходимо включить несколько важных показателей. Обратите внимание, что большинство из них являются метриками высокого уровня, так как они дают общее представление об организации.
- Трудовой стаж
- Пол: общее соотношение, фактор диверсификации (см. образец инфопанели ниже)
- Возраст: возраст становится все более важным аспектом с учетом сегодняшнего «старения» персонала. Возраст также часто является ключевым ориентиром для компаний, которые хотят внедрять инновации и реорганизовывать структуры.
- Уровень образования: уровень образования включается только при наличии таких данных, и когда это уместно для общих целей организации. В противном случае этот фактор рискует стать так называемой «ванильной метрикой» в HR-отчете, то есть для создания позитивного образа.
- Тип функции: такая метрика, как тип функции или кластер функций может помочь различать разные группы внутри компании. Примером может быть топ-менеджмент, менеджмент среднего звена, производственный персонал и вспомогательный персонал.
- FTE: или полная занятость (ставка) – это рабочие часы, отработанные одним сотрудником на постоянной основе. Количество FTE часто меньше, чем общее количество сотрудников. Это тот случай, когда в организации много работников, занятых неполный рабочий день.
FTE дает точную оценку общей рабочей нагрузки в организации. Кроме того, люди, которые работают менее 1 FTE, могут считаться работниками, занятыми неполный рабочий день.
- Активные сотрудники: этот показатель дает общее количество сотрудников, работающих в организации.
- Текучесть кадров: этот показатель отражает количество и / или процент сотрудников, уволившихся в предыдущем периоде.
- Новые сотрудники: этот показатель отражает количество и / или процент новых сотрудников, присоединившихся к организации за последний год.
- Отсутствие на рабочем месте: это процент времени, в течение которого сотрудники в среднем отсутствовали в предыдущем периоде. Эта цифра также показывает общее количество дней отсутствия на каждого сотрудника.
- Издержки от отсутствия на рабочем месте: этот показатель не является стандартной метрикой, но он может конкретизировать и детализировать предыдущий показатель в финансовом эквиваленте.
- Стоимость труда: это общая сумма денег, которую организация платит своему персоналу. Эта цифра включает выплаты сотрудникам и налоги на зарплату. Стоимость труда может быть разделена на прямые или косвенные затраты. Прямые затраты – это затраты, связанные с людьми, которые вносят свой вклад в основной процесс (работник конвейера). Косвенные затраты не относятся к производственным этапам (например, охрана).
- Стоимость обучения: представляет собой общую сумму, которую компания тратит на обучение как новых сотрудников, так и старых.
- Затраты на подбор персонала: общая стоимость работы по набору персонала, куда включаются расходы на внешние агентства, рекламу и (иногда) снижение производительности.
- Время для заполнения вакансии: это количество дней между открытием вакансии и моментом, когда кандидат занимает эту вакансию. Этот показатель будет значительно различаться в зависимости от типа работы: например, разработчиков ПО, специалистов по аналитике больших данных и высококвалифицированных продавцов найти гораздо труднее, чем маркетологов начального уровня.
Аналитическая отчетность в управлении персоналом
Отчеты для руководства – это головная боль практически любого отдела кадров – непонятно, что и как писать!
- Данных много,
- Источников данных много – внутренние системы учета, 1С, CRM, различные таблицы,
- Данные копируются вручную (!).
На составление отчета и выполнение рутинной работы тратится огромное количество времени. Какие пути есть у специалиста отделов кадров, чтобы облегчить и автоматизировать эту рутинную работу?
- Excel – простой и доступный инструмент. Минусы – многие данные приходится копировать вручную.
- Сложные аналитические решения – хорошее решение. Но – необходимо время на внедрение, а также бюджет на программное обеспечение и оплату специалистов, которые будут работать с программой (аналитики, IT).
- Легкие отчетные решения типа Tableau.
Работа специалиста по кадровой службе предполагает не только работу с персоналом, но и создание отчетов. Несмотря на сложность и рутинность самого процесса, это очень важный стратегический момент в управлении персоналом. Все больше менеджеров и руководителей понимают, что управление на основе данных – это не просто тренд. Это реальная возможность стать лучше и сэкономить бюджет. Как сделать полезный отчет?
Формулы идеального отчета не существует. Для каждой компании важно отслеживать свой определенный набор показателей. Для одной компании в приоритете текучка кадров и KPI, для другой критичен возраст сотрудников. Конечно, есть универсальные показатели, среди них:
- Данные о возрасте, поле и квалификации персонала по департаментам
- Сведения о заработной плате и премиях (KPI)
- Данные о текучке кадров
- Работа с вакансиями и кадровым резервом
- В том числе – сведения о затратах на поиск персонала
- Сведения об обучении и аттестации персонала
Прежде чем приступить к отчету, устройте «мозговой штурм», поговорите с коллегами, с руководителем – какие показатели им интересны, что важно и полезно знать о персонале? Какие качественные и количественные показатели стратегически важны для вашей компании?
К сожалению, идеального отчета не получится, если про годовой отчет вы вспомните за 2 дня до его сдачи. Данные нужно собирать с самого начала года и регулярно их проверять и заполнять разработанные формы.
То есть сама форма отчета, показатели – уже должны быть определены в самом начале года. Потом остается только рутинная работа по заполнению этих данных. Зато в конце года – быстрый и красивый отчет точно получится!
Проверка другой кадровой документации
Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверяют, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).
Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать их сохранность, систематизацию, учет, оперативно находить необходимый документ, быстро передавать дела на архивное хранение.
Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов).
В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним нужно хранить все вместе в сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Аудит подбора персонала
Качественная работа HR-службы по подбору персонала должна удовлетворять трем основным требованиям:
быстрое закрытие вакансий;
набор сотрудников с высоким уровнем профессиональной подготовки и хорошей производительностью;
чтобы поиск кандидатов обходился дешевле и как можно меньшим составом HR-специалистов.
Оптимизировать данный процесс помогает аудит рекрутмента . Для этого создайте пошаговый план подбора работников, укажите действия рекрутера на каждом этапе. Причем нужно включить в план и те этапы, которые бывают в редких случаях, например при поиске на топовые или эксклюзивные позиции.
Сравните идеальную схему подбора с фактически имеющейся. Посмотрите, каких этапов в ней не хватает, а какие, возможно, лишние (см. рисунок 1).
Развитие и мотивация персонала
Следующий этап процесса эйчар – это повышение компетенции и мотивации персонала.
С компетенцией легче: менеджеры HR отправляют сотрудников на целевые курсы, тренинги, семинары. Специалистам, которые успешно проходят этот процесс, обещают повышение заработной платы и карьерный рост в будущем.
Мотивационные процессы немного сложнее, тут часто возникают проблемы:
- если наградить специалиста небольшой суммой, его это может обидеть;
- если постоянно награждать высокими суммами, сотрудник может подумать, что не нужно стараться, ведь и так платят хорошо;
- в компаниях не всегда есть бюджет для материального стимулирования.
Опытные эйчары знают, как преодолеть эти проблемы. Мотивация не всегда должна быть материальной, еще есть моральная:
- продвижение по служебной лестнице;
- приглашение в процесс совещаний с руководством;
- создание дружеской атмосферы в коллективе;
- публичное признание достижений или фотография на доске почета;
- улучшение условий труда для конкретного сотрудника (например, выделить отдельный кабинет или заменить старый компьютер на новый).
Однако и про материальную мотивацию забывать не надо. Для этого создается система льгот, бонусов и премий так, чтобы сотрудники заранее представляли, сколько они получат, если будут эффективно работать. Есть и другие дополнительные способы:
- повышение заработной платы;
- страховки, социальные пакеты;
- обучение за счет компании;
- путевка для сотрудника и его семьи;
- бесплатные билеты в кино, театр, цирк.
Форма кадровых отчетов. Что и когда сдавать сдавать
Если говорить об отчетах для внешних – государственных и контролирующих – органов, то обычно специалисты по отделу кадров сдают следующую отчетность:
Разово или по мере необходимости
- Военкомат – прием или увольнение военнообязанного,
- МВД – прием или увольнение иностранного работника,
- Служба занятости – уведомление в случае ликвидации компании или сокращения численности штата (за 2 месяца, ИП – за 2 недели).
Ежегодно
- ПФР – сведения о страховом стаже застрахованных лиц (до 1 марта, следующего за отчетным года – форма СЗВ-стаж),
- Росстат – форма № 1-Т (условия труда) и форма №7 – травматизм,
- Военкомат – отчетность по лицам мужского пола 15-16 лет (в сентябре, до 1 декабря – отчет о численности работающих граждан, пребывающих в запасе).
Ежеквартально
- Росстат – форма П-4 (для организаций, количество сотрудников в которых не больше 15 человек.
Ежемесячно
- Росстат – до 15 числа месяца отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате сотрудников, если в компании более 15 сотрудников,
- Служба занятости – до 25 числа отчет о наличии свободных мест,
- ПФР – тоже до 15 числа отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах).