Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Калькулятор расчета командировочных и суточных в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это усредненный размер выплаченного сотруднику вознаграждения за определенный расчетный период: три месяца, полгода или год. Значение понадобится для вычисления выходного пособия и компенсации неиспользованного отпуска при увольнении или других компенсационных выплат. Простой по вине работодателя закрывается на основании усредненного показателя заработной платы. Справку с такой информацией требуют при постановке работника на учет в центре занятости и в банке для выдачи кредита.
Зачем нужен средний заработок
Ситуации, когда работодатель начисляет по среднедневному заработку:
- отпуск;
- командировка;
- повышение квалификации;
- исполнение сотрудником государственных обязанностей (сбор, роль присяжного в суде);
- расчет во время дополнительных дней по уходу за ребенком-инвалидом.
Порядок возмещения командировочных расходов
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).
Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:
-
расходы на проезд;
-
расходы по найму жилого помещения;
-
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;
А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):
-
расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
-
обязательные консульские и аэродромные сборы;
-
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
-
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
-
иные обязательные платежи и сборы.
Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:
-
при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
-
даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
-
при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
-
при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Пример расчета командировочных
Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.
За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).
Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.
Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).
Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:
2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.
Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.
Как определить средний заработок для оплаты: формула
Расчет среднего заработка при командировке начинается с определения расчетного периода. По общему правилу он составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу направления работника в командировку. То есть, если, к примеру, командировка начинается в ноябре 2019 года, то расчетный период в этом случае – с 1 ноября 2017 года по 31 октября 2018 года (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).
Но если сотрудник отправляется в командировку в первый месяц работы у данного работодателя, то для него средний заработок считается за период с первого дня работы в этой организации до первого дня командировки (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).
Далее нужно определить средний дневной заработок для расчета командировочных по формуле:
СРЕДНИЙ ДНЕВНОЙ ЗАРАБОТОК = ВЫПЛАТЫ РАБОТНИКА ЗА РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД / КОЛИЧЕСТВО ОТРАБОТАННЫХ ДНЕЙ В РАСЧЕТНОМ ПЕРИОДЕ
Что касается отработанных работником дней, то это все те дни, когда он фактически выполнял свои трудовые обязанности. Таким образом, к отработанным дням не относятся периоды отпуска, болезни, время простоя не по вине работника и др. (п. 5 Положения, утв. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).
Компенсация расходов на проезд к месту командировки и обратно
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (с изменениями и дополнениями) компенсация расходов производится при условии, что командированный работник воспользовался следующими транспортными ресурсами:
- железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом — в салоне экономического класса
- автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
- железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.
Как рассчитываются суточные. Норма суточных выплат по закону
Согласно закону, суточные устанавливаются непосредственно работодателем – при этом рекомендуется учитывать индивидуальные требования работников по установлению больших сумм, если на таковые имеются существенные основания. Обратимся к следующей таблице и рассмотрим норму суточных, установленную законодательством:
| Сумма суточных выплат (норма) | Место командировки |
| 700 рублей | Территория РФ |
| 2500 рублей | Заграничная территория |
Соответственно, если, например, ежесуточная выплата на территории РФ составит 1000 рублей, то она будет облагаться налогом. Это происходит по той причине, что большая сумма уже считается частью дохода сотрудника (либо частью его заработной платы), поэтому и облагается установленным налогом в 13%.
Как правило, сумма налогового сбора должна удерживаться непосредственно предприятием: то есть, сотрудник получает сумму с удержанным сбором, а предприятие как налоговый агент перечисляет изъятую сумму в соответствующий фонд или бюджет.
Суточные облагаются страховыми взносами?
Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2021 году.
Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.
Обращаем внимание, что при однодневных командировках с суточных страховые взносы нужно начислить со всей суммы. Это связано с тем, что выплаты при однодневных командировках не могут быть признаны суточными, а потому от обложения взносами они не освобождаются (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).
Хотя если такие выплаты при однодневных командировках оформить не как суточные, а как возмещение расходов, связанных с командировкой, облагаться взносами они не будут. Но понесенные расходы нужно будет подтвердить первичными документами.
Говоря о страховых взносах, мы имеем в виду взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ, уплачиваемые в соответствии с требованиями НК РФ.
Что же касается страховых взносов на травматизм, то суточные не облагаются ими полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных порог 700 рублей или 2 500 рублей (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Важные новости от ФНС
Представители налоговой службы просят, чтобы ]в 2021 году[/anchor] сдавали уточненные расчеты, касающиеся уплаты страховых взносов. Но это относится только к компаниям, которые во время составления документа не отразили необлагаемые выплаты. Многие бухгалтеры при составлении расчета просто забывают о том, что нужно указывать суточные.
По ст. 217 НК законодательно установлены лимиты данных выплат. По ним не приходится уплачивать обязательные платежи, к которым относятся страховые взносы и НДФЛ. Поэтому такие выплаты не оказывают влияние на размер взносов. Но по правилам расчета необходимо указывать их при заполнении РСВ. Эти сведения включаются в строку 040 подразделов 1.1 и 1.2, а также они переносятся в строку 030 приложения 2 первого раздела.
Нужно ли отчитываться по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту?
Прежде всего, стоит отметить, что никто не запрещает использование для целей оплаты расходов предприятия (предпринимателя) через подотчетное лицо банковской карты.
Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.
Только в обоих случаях, чтобы подотчетные средства не приняли за доход сотрудника, следует при переводе средств указать их целевой характер. Например, «для оплаты товаров по накладной…», или «под отчет», и т.д.
Кроме того, Указание Банка России №3210-У регламентирует только порядок работы с выданными под отчет средствами в наличной форме – монетами и банкнотами в валюте РФ (п.1 Указания №3210-У). И не касается безналичных расчетов.
Поэтому предприятие само решает вопрос об отчетности по подотчетным средствам, переведенным на банковскую карту. И лучше всего, если следовать порядку, который установлен для наличной формы подотчетных денег.
Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.
Добровольная отчетность организаций. Расчет косвенных выбросов ПГ
Стоит отметить, что расчет парниковых газов по методическим указаниям приказа Минприроды РФ от 30.06.2015 № 300 содержит лишь информацию о прямых выбросах ПГ компании. Иными словами, сюда включены лишь выбросы ПГ от собственных источников организации.
Фактический объем выбросов организации оказывается на деле гораздо больше: кроме прямых выбросов у компании есть и косвенные, связанные со стадиями создания продукции и цепочками поставок.
Для обозначения диапазона процессов, которые вошли в оценку и расчет выбросов парниковых газов, используют понятие охват (scope).
- Прямые выбросы ПГ (Scope 1) — выбросы ПГ от собственных источников организации (т.е. от источников, которые принадлежат или контролируются организацией)
- Косвенные энергетические выбросы ПГ (Scope 2) — выбросы ПГ, связанные с потреблением организацией энергии из внешних источников;
- Прочие косвенные выбросы ПГ (Scope 3) — все остальные выбросы ПГ, которые так или иначе связаны с осуществлением организацией хозяйственной и иной деятельности.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Работа с документом «Командировка»
Если сроки командировки находятся в рамках одного месяца, то оплата по среднему за всё время командировки начисляется документом Командировка. Используется тот же самый документ, которым оформлялся приказ на командировку. Для пользователя с профилем расчетчика в этом документе отображаются реквизиты, которые не видны кадровикам: средний заработок, начисленные суммы, порядок выплаты командировки:
Все суммы в документе Командировка рассчитываются еще на этапе ввода пользователем с профилем кадровика, но не отображаются на форме. Когда документ открывает пользователь с профилем расчетчика, то сразу видит рассчитанные суммы, остается только их проверить, утвердить документ установкой флажка Расчет утвердил и провести его.
Если в программе многопользовательская работа не настроена, то флажок утверждения в форме документа не отображается, считается, что документ утверждается сразу при его проведении.
Начисление командировочных (суточных) сверх норм
Пример
Сотрудник ООО Конфетпром Базин А.В. находился в командировке на территории РФ с 19.09.2022 по 23.09.2022. Авансовый отчет по командировочным расходам сотрудника утвержден сразу после его возвращения из командировки, т.е. в сентябре 2020 г. В соответствии с распоряжением руководителя организации за 5 дней командировки ему выплачены суточные в размере 5 000 руб (1000 р/день). В локальном нормативном акте организации установлено, что за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ выплачиваются суточные в размере 700 руб. Дневное превышение составляет 300 р., доход в с превышения установленных норм составляет 5*300=1500 руб.