Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Больничный во время отпуска: как правильно оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете нужно сторнировать часть отпускных (напоминаем, что речь идет о ситуации, когда работник решает перенести «лишние» дни отпуска на будущее). Сделать это нужно в тот момент, когда работник принесет заявление о переносе отпуска вместе с больничным листом и организация на основании листа начислит больничные.
Продление «автоматом»
Если работник решает продлить свой отпуск, надо ли ему писать заявление на продление отпуска? Нет, не нужно. Отпуск продляется автоматически. Это следует из п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее – Правила об очередных и дополнительных отпусках). Там сказано, что если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению нанимателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя.
Так что единственное, что требуется от работника, – это сообщить своему работодателю о факте своего заболевания. Это можно сделать и по телефону. Соответственно, раз отпуск продляется автоматически, то и приказ о продлении отпуска составляться не должен.
При этом продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Так, если вы используете утвержденную Госкомстатом унифицированную форму № Т-12, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9».
Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска
Для переноса отпуска на другое время необходимо согласовать срок такого переноса с работодателем. Для этого после выхода на работу после окончания ежегодного отпуска подайте заявление о переносе его дней, которые не были использованы из-за вашей болезни.
В заявлении нужно указать причину переноса отпуска (болезнь), а также даты, на которые вы желаете перенести оставшуюся часть отпуска. К заявлению необходимо приложить листок нетрудоспособности.
Вместе с тем перенос отпуска на другой срок, указанный вами, является правом, а не обязанностью работодателя. При переносе отпуска на другой срок работодатель должен повторно рассчитать отпускные за перенесенные дни отпуска.
Уже выплаченные отпускные могут быть зачтены в счет выплат, причитающихся вам в будущем.
По общему правилу удерживать из зарплаты отпускные за неиспользованные дни отпуска запрещено (ст. 114, ч. 1 ст. 124, ст. ст. 137, 139 ТК РФ).
Как оформить перенос отпуска в связи с больничным
Перенос отпуска в связи с больничным — это право работника и обязанность работодателя, предусмотренная трудовым законодательством. Что для этого требуется от сотрудника и как должен действовать работодатель? Как соблюсти всю процедуру и избежать недопонимания между сторонами, расскажем в нашей статье.
Возможность продления или перенесения оплачиваемого отпуска предусмотрена в п. 1 ст. 124 ТК РФ.
При этом будет ли изменен срок окончания отпуска или недогулянный отпуск перенесется на другой период, определяется соглашением сотрудника и работодателя.
Но общие случаи описаны в довольно древних, но до сих пор действующих Правилах об очередных и дополнительных отпусках, которые утверждены НКТ СССР 30.04.1930 № 169 и заключаются в следующем (п. 18):
- если работник заболел до начала отпуска, то новый период отдыха определяется по соглашению сторон;
- если начало больничного листа приходится на период, когда сотрудник уже отдыхал, то дата окончания отпуска переносится автоматически на то количество дней, на которое был выдан листок нетрудоспособности.
Важно! Если работник заболел в период отгула, который ему был предоставлен за работу в выходные дни, то работодатель не обязан переносить период отдыха на другое время.
Больничный в отпуске: общие положения
Представим ситуацию: человек ушел в оплачиваемый отпуск, и в это же время заболел или получил травму. Отдых неизбежно испорчен. Вместо того, чтобы набраться сил перед выходом на работу, он будет выздоравливать и восстанавливаться.
Чтобы не лишать работников заслуженного отдыха, больничный в период отпуска учитывают как отдельное событие. За все дни болезни сотрудникам выплачивают пособие по временной нетрудоспособности.
Чтобы оформить выплаты, сотрудник должен сразу обратиться к врачу и получить больничный лист. Все происходит в стандартном порядке:
- Сотрудник заболевает на отдыхе и обращается в больницу.
- Лечащий врач проводит осмотр, назначает обследования и анализы.
- Выписывает листок нетрудоспособности и назначает лечение.
- Работник сразу предупреждает начальство о болезни и больничном листе.
- Проходит лечение.
- Закрывает больничный.
Больничный перед увольнением — как компенсировать
Когда сотрудники собираются увольняться, перед этим они часто уходят в отпуск. Что делать, если работник ушел на больничный в таком отпуске? Нужно ли работодателю что-то пересчитывать и продлевать отдых?
В подобных случаях начальство закрывает все вопросы с работниками до того, как они уйдут в отпуск с последующим увольнением:
- полностью рассчитывают их;
- выдают все документы и трудовую;
- перечисляют отпускные.
Продление или перенос?
Согласно ст. 124 ТК РФ в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.
Поскольку варианта два, возникает вопрос: что именно делать с отпуском – продлевать или переносить? Работодатели (впрочем, как и судьи) по-разному трактуют положения ст. 124.
Одни говорят, что в случае болезни отпуск должен быть продлен. Свою позицию они обосновывают п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 (применяются в части, не противоречащей Трудовому кодексу), согласно которому, если болезнь наступила во время пребывания работника в отпуске, срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя (Определение Калужского областного суда от 16.04.2015 по делу № 33-1110/2015).
Продлевать отпуск или переносить?
Законодательство не содержит прямого указания, когда нужно продлевать, а когда переносить отпуск. Данный вопрос решается по взаимной договоренности работника и нанимателя.
При этом следует учитывать:
|
Продление отпуска |
Перенос отпуска |
| Продлевать отпуск (при наличии листка нетрудоспособности) допустимо без оформления заявления.
Приказ о продлении также необязателен |
При переносе отпуска кадровики вносят изменения в уже согласованный и подписанный график отпусков и издают соответствующий приказ, что делается только на основании письменного заявления работника |
При корректировке длительности отдыха из-за болезни возникает необходимость в пересчете отпускных. Действия расчетчика зависят от того, какой вариант выбрал болевший работник.
|
Отпуск продлевается |
Отпуск переносится |
| Если сотрудник продолжает отдыхать, пересчитывать отпускные не нужно.
Бухгалтер исчисляет больничный в общеустановленном порядке, готовит документы на выплату пособия по временной нетрудоспособности в предусмотренные законодательством сроки (Письмо ФСС от 05.06.2007 № 02-13/07-4830) |
Если работник переносит отдых на другой срок, бухгалтер пересчитывает отпускные, исходя из количества реально отгулянных дней. Затем он начисляет пособие по нетрудоспособности, сравнивая получившуюся сумму с ранее начисленными отпускными. При образовании долга за организацией работнику доплачивают получившуюся разницу |
Какие выплаты берут в расчет при определении размера отпускных
Согласно ст. 139 Трудового кодекса, для расчета отпускных учитываются только суммы начислений, которые непосредственно связаны с выполнением профессиональных обязанностей сотрудника. К ним относятся: заработная плата, все премии, бонусы, доплаты и надбавки, компенсационные, стимулирующие и другие выплаты, которые облагаются социальным взносом.
Компенсация за период болезни не суммируется с трудовыми вознаграждениями, ведь фактически сотрудник в это время отсутствовал и не выполнял свои трудовые обязанности.
Поэтому социальное пособие по временной нетрудоспособности не относится к категории выплат за выполнение сотрудником своих прямых обязанностей. Расчет отпускных за указанный период производится без него. Также при исчислении компенсации по ежегодному отдыху не учитываются фактические дни болезни.
Что такое больничный лист
Итак, больничный лист, правильнее листок нетрудоспособности, это документ единого образца для всей территории РФ, который подтверждает правомерность отсутствия на работе вашего сотрудника и дает ему право на оплату пособия по нетрудоспособности.
Выдавать больничные листы могут только лицензированные медицинские учреждения (скорая помощь, донорские пункты и приемные отделения больниц в этот список не входят).
Чтобы оформить больничный лист достаточно предъявить паспорт. Выписывается листок нетрудоспособности в момент обращения за медицинской помощью, если человек вызвал врача после завершения рабочей смены его можно оформить завтрашним днем, выдача больничного листа вчерашним числом запрещена.
И еще одна важная деталь: лечащий врач может выдать больничный на срок не более пятнадцати дней, далее продление больничного производится только врачебной комиссией.
Федеральным законодательством гарантируется предоставление оплачиваемого отгула в двадцать восемь дней для каждого официально трудоустроенного сотрудника. Помимо этого, трудящиеся отдельных профессий могут оформить дополнительный отгул, оплачиваемый из бюджетных средств.
Все вопросы, касаемо предоставления заслуженных отпускных и продление их в связи с больничным, что регулируется ТК РФ.
Сотруднику с временной нетрудоспособностью, полученной в период отпуска, полагаются определенные поблажки. Каждый работник полноправно может сообщить своему руководству о состоянии своего здоровья и получить заключение медучреждения, подтверждающее его слова.
В таком случае, происходит оплата больничного листа, и изменение временных рамок законного отгула.
Законодательным документом, регулирующим данные вопросы, является Трудовой Кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.
Если сотрудник имеет желание осуществить перенесение отгула, то бухгалтера компании обязуются сделать перерасчет отпускных за оставшиеся дни.
Важным является то, что по больничному листу отгул можно продлить исключительно, если он оформлен непосредственно на сотрудника компании.
Когда нельзя продлить, или перенести отпуск?
Согласно законам РФ, если работник заболел во время заслуженного отдыха, то выплаты предоставляются не всегда.
Существуют два исключения из правил:
- Продлить отпускные дни при взятии больничного, обусловленного уходом за близким родственников, не представляется возможным. Обязательным критерием является выдача листа недееспособности лично на работника. При самовольном продлении отдыха, аргументируя это уходом за ребёнком, или другим родственником, такое действие может полноправно расцениваться как прогул. В таком случае, работодатель может применять дисциплинарные наказания согласно правилам, установленным в нормативных документах компании;
-
После отдыха следует увольнение, дата которого припадает на первый день работы после окончания отпуска. При желании работника, можно подать заявление с прошением о том, что не отгулянные отпуска предоставляться позже с последующим увольнением (часть 2, статьи №127 ТК РФ).
В таком случае, окончанием трудовых отношений является последний день отдыха. Начисление средств за отпускные должны производиться до момента его выхода в отпуск. Помимо этого, должна оформиться вся документация, требующаяся при увольнении сотрудника. Отпуск не продляется, так как трудовые отношения между обеими сторонами прекращаются.
Особенности кадрового учета
Кадровые работники обязаны документально фиксировать каждый факт отсутствия работника, независимо от причин пропуска трудовой деятельности. Важно отметить, что в действующем законодательстве отсутствуют правила, регулирующие порядок продления или переноса отпуска в случае болезни работника. Для того чтобы продлить отпуск, необходимо получить от труженика больничный лист. Этот документ будет использоваться в качестве основания для составления приказа об увеличении продолжительности отдыха.
В случае с переносом, администрации компании следует придерживаться иного порядка действий. В этом случае, работник должен приложить к больничному листу заявку, в которой будет изложена просьба о переносе нескольких дней отдыха. Важно отметить, что дата переноса должна быть в обязательном порядке согласована с администрацией фирмы.
В тех компаниях, что используют личные табели для фиксации пропуска одного или нескольких рабочих дней персоналом, работникам ОК необходимо в обязательном порядке сделать соответствующие отметки. После того как работник предоставит документ, подтверждающий факт временной нетрудоспособности, в графах, соответствующих дате болезни, ставится отметка «Б». Работники кадровой службы обязаны внести коррективы и в личные карточки сотрудников. В этот документ вносятся сведения об увеличении продолжительности отпуска и в документ, использующемся в качестве основания для издания приказа.
Дни болезни оплачиваются отдельно от дней отпуска. Формула расчета такая же, как и в других случаях: среднедневной заработок умножается на индивидуальный коэффициент и количество проведенных на больничном дней.
Средний заработок за день считается путем деления суммы всех официальных доходов работника за последние 2 года на 730. Индивидуальный коэффициент определяется в зависимости от количества лет страхового стажа.
Дни болезни оплачиваются только по больничному листу. Плата за дни отпуска, во время которых не был открыт больничный, рассчитывается и осуществляется отдельно. К примеру, если при отпуске в 14 дней 4 из них работник болел, компенсация за это время рассчитывается по приведенной выше формуле. Размер оплаты за остальные 10 дней определяется по формуле для расчета отпускных выплат (среднедневной доход, умноженный на количество дней за вычетом налога (13%)).
Пример расчета:
Сотрудник взял отпуск на 21 день. Из них с 10 по 15 день включительно находился на больничном. Выйдя на работу, он решил продлить отпуск на положенные 5 дней. Сумма доходов работника за 2 года составила 730 тысяч рублей. Страховой стаж – 12 лет. Как происходит оплата?
Размер больничного пособия определяется по формуле: * количество дней больничного * коэффициент.
Подставляем значения:
Расчет оплаты отпускных за 21 день (16 дней + 5 дней продления) осуществляется отдельно. Среднедневной заработок определяется исходя из дохода за 12 последних месяцев работы.
Если работник заболеет после ухода в отпуск (в том числе и в первый день отпуска), в большинстве случаев он продлевает отпуск.
Для оформления продления отпуска работнику не нужно писать заявление. Единственный документ, который должен представить работник и который обязывает работодателя продлить отпуск, — это листок временной нетрудоспособности.
Предупреди руководителя
Если работник заболел во время отпуска и хочет его продлить, ему не нужно получать на это согласие работодателя. То есть время его отсутствия на работе автоматически продлевается на время болезни.
Если работник продлил отпуск из-за болезни, но он нужен вам на работе, вы можете попробовать отозвать его из отпуска (но не с больничного!). Однако вам потребуется его согласие на отзыв из отпуска.
На практике дату выхода работника из отпуска при его продлении иногда определяют, просто отсчитывая количество дней нетрудоспособности от последнего дня отпуска. Так делать не нужно, поскольку количество не использованных из-за болезни дней отпуска и количество дней нетрудоспособности не всегда совпадает. Например, если на период болезни во время отпуска придется нерабочий праздничный день, то это не отодвинет дату выхода работника из отпуска. Или же если количество дней болезни окажется больше, чем количество не использованных из-за нее дней отпуска. Например, отпуск у работника 14 календарных дней, а проболел он 20 календарных дней. Поэтому отпуск нужно продлить только на количество его дней, приходящихся на период болезни.
Как правильно определить дату выхода на работу сотрудника, который заболел в отпуске, и как работник должен узнать, когда ему нужно выйти на работу, нам рассказали в Минздравсоцразвития России.
Из авторитетных источников
Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
«Отпуск в случае болезни работника продлевается на количество неиспользованных дней отпуска, приходящихся на период временной нетрудоспособности. Чтобы определить дату выхода работника из отпуска в этом случае, нужно от дня, следующего за последним днем нетрудоспособности, отсчитать количество дней отпуска, не использованных работником на момент начала нетрудоспособности.
Нет никаких жестких правил оформления продления отпуска в случае временной нетрудоспособности работника. Издавать приказ работодатель не обязан, но многие издают.
Уведомлять работника о дне выхода из отпуска работодатель тоже не обязан. Вообще работник сам заинтересован в том, чтобы вовремя выйти на работу, и для этого он должен позвонить в отдел кадров и узнать дату выхода на работу».
Итак, вам не нужно составлять приказ о продлении отпуска и вносить изменения в график отпусков. Но в табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13), после того как работник принесет больничный лист, нужно отразить дни отпуска до начала нетрудоспособности и по ее окончании.
Эти дни отпуска нужно отразить, как обычно, буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09». А период нетрудоспособности «внутри» отпуска — буквенным кодом «Б» или цифровым кодом «19». Чтобы у вас не было мороки с оформлением документов, попросите сотрудников в случае болезни во время отпуска по возможности сообщить вам об этом.
Внимание! Отпуск продлевается на количество дней отпуска, не использованных из-за болезни, а не на количество дней временной нетрудоспособности.
Пример. Определение даты выхода работника из отпуска при его продлении, если период болезни не выходит за пределы отпуска
Условие
Работнику Сидорову А.А. предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 1 по 15 ноября 2010 г. (4 ноября 2010 г. нерабочий праздничный день, который в число дней отпуска не включается). Организация работает по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.
Во время ежегодного отпуска работник заболел. Впоследствии он представил в бухгалтерию листок временной нетрудоспособности на 10 календарных дней с 3 по 12 ноября 2010 г. (включая нерабочий праздничный день 4 ноября 2010 г.). Дата выхода на работу по окончании больничного — 13 ноября 2010 г.
Решение
Определяем дату выхода работника из отпуска.
Ко дню начала болезни работник использовал 2 календарных дня отпуска, а не использованная к моменту начала болезни часть отпуска составила 12 календарных дней (14 календарных дней минус 2 календарных дня).
Определяем дату окончания отпуска — от 13 ноября 2010 г. (даты выхода на работу по окончании болезни согласно больничному листу) отсчитываем эти 12 календарных дней отпуска. Последним днем отпуска будет среда 24 ноября 2010 г. Следовательно, отпуск продлевается на 9 календарных дней с 16 по 24 ноября 2010 г.
А датой выхода работника на работу будет четверг 25 ноября 2010 г.
Заполняем табель учета рабочего времени.
Пример. Определение даты выхода работника из отпуска при его продлении, если период болезни выходит за пределы отпуска
Условие
Воспользуемся условием предыдущего примера с той лишь разницей, что листок временной нетрудоспособности был выдан работнику на 20 календарных дней с 3 по 22 ноября 2010 г. А дата выхода на работу по окончании больничного — 23 ноября 2010 г.
Решение
Определяем дату выхода работника из отпуска. Ко дню начала болезни работник также использовал 2 календарных дня отпуска, а не использованная к моменту начала болезни часть отпуска составила 12 календарных дней (14 календарных дней минус 2 календарных дня).
Из них на период временной нетрудоспособности с 3 по 22 ноября 2010 г. приходится 12 календарных дней отпуска.
Определяем дату окончания отпуска — от 23 ноября 2010 г. (даты выхода на работу по окончании болезни согласно больничному) отсчитываем эти 12 календарных дней отпуска.
Следовательно, отпуск продлевается на 12 календарных дней с 23 ноября по 4 декабря 2010 г. Последним днем отпуска будет суббота 4 декабря 2010 г.
А датой выхода работника на работу будет понедельник 6 декабря 2010 г.
Предупреди работника
Продлить или перенести отпуск можно, только если заболеет сам работник, а не кто-то из членов его семьи.
В случае продления отпуска в связи с временной нетрудоспособностью работника отпускные вам пересчитывать не придется, ведь после окончания болезни отпуск работника продолжается, а не предоставляется ему заново.
Внимание! При продлении отпуска в связи с болезнью работника отпускные пересчитывать не нужно.
Также не следует вносить никаких исправительных записей в бухгалтерский и налоговый учет, поскольку на момент начисления отпускных работодатель действовал правомерно и не мог знать о предстоящей болезни работника. Да и отпуск работник использует полностью.