Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ об ответственном лице за ведение трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, учет трудовых книжек и вкладышей в них.
По новым правилам (п. 40 Порядка № 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек:
-
в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;
-
в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Кого назначить ответственным
Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.
Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.
Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.
Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.
Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.
Что говорит действующее законодательство по поводу электронных трудовых книжек
Необходимость перехода на ЭТК утверждена законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ. Этот нормативный акт вступает в силу с 1 января 2021 года. Переход на электронный формат трудовых обязателен, но он будет происходить постепенно. На граждан, которые впервые поступят на работу не ранее 01.01.2021 г., трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде, а у остальных работников есть выбор.
До 30 июня 2021 года работодателю надо известить о предстоящих нововведениях каждого сотрудника персонально, направив ему письменное уведомление. С 2021 года работодателям придется формировать и подавать в ПФР новую персонифицированную отчетность СЗВ-ТД, которая будет содержать информацию о кадровых изменениях по каждому работнику (новая ст. 66.1 ТК РФ, ст. 1 закона № 436-ФЗ от 16.12.2019). Также придется внести изменения в локальные нормативные акты, связанные с ведением трудовых книжек.
Следует отметить, что каждый работник имеет право самостоятельно решать, в каком именно формате будет вестись его трудовая книжка (бумажном или электронном). Если сотрудник решит сохранить бумажную книжку, либо отказаться от ее ведения, ему необходимо написать соответствующее заявление. Если такое заявление от работника не будет получено, работодатель продолжит вести бумажную книжку вместе с ее электронным вариантом.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.
Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).
Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?
Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).
Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.
При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).
При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).
Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.
Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).
Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018
Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, определение Московского городского суда от 15 марта 2012 г. № 4г/4-1515. В то же время во избежание недоразумений с проверяющими органами такой приказ издать рекомендуется.
В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «Ведение кадрового делопроизводства, включая обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек с целью упорядочения работы с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя». Читайте о приказе о прохождении медосмотра еще больше по ссылке.
Если же директор не является руководителем организации, то формулировка приказа может быть такой, как Вы указали, включая пункт об оставлении контроля за собой. Образец приказа см. в материалах Системы Кадры Формы № 2.
Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство
- Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
- Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
- Прием на работу нового сотрудника. Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.
Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.
- Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства
Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.
Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.
Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).
Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.
По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.
В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.
Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:
- основное общее;
- среднее общее;
- среднее профессиональное;
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.
Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.
Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.
Нормативная база по вопросу заполнения титульного листа трудовой книжки
Где раздобыть информацию о правильном внесении информации на титульный лист? Работа с трудовыми книжками регламентируется нормами ТК РФ, а также подзаконными актами, принятыми Правительством РФ и федеральными органами исполнительной власти. Например:
1. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», которым утверждены:
- новые формы бланка трудовой и вкладыша в нее, введенные в действие с 01.01.2004;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).
В названном постановлении указывается, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938 и 1973 гг.) действительны и обмену на новые не подлежат.
2. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которым утверждены:
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция);
- форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой и вкладыша в нее;
- форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Посмотрите видео по теме:
3. Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках», которым утверждены:
- образцы оформления титульного листа бланка и вкладыша;
- Порядок обеспечения работодателей бланками.
Сложные ситуации возникают при оформлении трудовой впервые, а также при необходимости изменить или исправить какие-либо сведения на ее первой странице.
К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:
- наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках установленного образца или на бланках, которые уже не применяются, потому что заменены новыми;
- несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте и др.
Как же исправить первую страницу книжки трудовой книжки или ошибки в записях во вкладыше? В этой статье мы рассмотрим некоторые такие ситуации и подскажем, как следует действовать.
| Ваш идеальный документ
Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров |
Подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек
· Сентябрь 4, 2020 Является ли нарушением проставление подписи и только фамилии без инициалов?Нужно ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек?Ответ: При проставлении подписи лица, ответственного в организации за ведение трудовых книжек, в трудовой книжке увольняемого работника рекомендуем руководствоваться нормами ГОСТ Р 6.«Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов» (утв.А ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.В п. 35 Правил установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п.
36 Правил). Действующие нормативно-правовые акты не устанавливают особенности заверения записей в трудовой книжке; в частности, в них не уточнено, правомерно ли проставление подписи и только фамилии без инициалов, а также следует ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек.Согласно п.
3.22 ГОСТ Р 6.в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
В каких документах ставится подпись при расторжении контракта
Должен ли работник расписываться в трудовой при увольнении? Подпись должна ставиться обязательно.
Так как трудовая является видом унифицированных документов, к ней допустимо применить нормы ГОСТ 6.30 (ред. 2003 г.). Кто расписывается в трудовой книжке при увольнении?
Согласно таковым, документ распорядительного характера обеспечивается подписями:
- руководителя;
- уполномоченного лица;
- сотрудника.
Идеалом считается, когда расписались все три представителя. Однако на практике всё усложняется рядом причин. Например, документ заполняется в последний рабочий день, так как днём ранее сотрудник вправе отозвать своё заявление об уходе. В этот день работодатель может отсутствовать на работе.
Так же в последний рабочий день сотрудник может находиться в отпуске, лечебном учреждении, выходя на пенсию по нетрудоспособности. Или – не явиться, увольняясь за прогул. К тому же он мог работать в удалённом филиале, в другом регионе. Перечисленные и иные случаи допускают пересылки книжки или передачи её поверенному. На этом основании нормы ГОСТ к данной ситуации в полной мере неприменимы.
ВАЖНО: Подпись работника работодателя в приказе об увольнении относится к компенсирующей подписи, если она отсутствует в трудовой.
Главное, чтобы внесённые сведения были удостоверены лицом, внёсшим запись. Он расписывается в документе при заполнении. Подпись располагается строчкой ниже, под внесёнными в графы сведениями.
Специалист должен поставить свой автограф не только в книжке. Подписаться нужно и в других документах.
5 документов, где ставится роспись:
- личная карточка;
- книга движения книжек;
- трудовая книжка;
- приказ.
Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки на предприятии
Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Оно прописано в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003). Несмотря на то, что про ЭТК здесь ничего не сказано, они являются равноценным аналогом обычной трудовой книжки, а значит, на них распространяются те же правила.
В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника — в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал проект формы таких сведений – СТД-Р (взамен формы СЗИ-ТД, ранее предложенной Пенсионным фондом).
Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по новой отчетной форме (СЗВ-ТД) нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г. Отчет формируется не на всех работников. В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую постоянную работу;
- подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.
Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу
С 1 января 2020 года при приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую.
Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:
- Человек впервые устраивается на работу.
- Человек отказался от ведения бумажной трудовой.
Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.
Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
- В тот же день или в ближайший рабочий подать форму в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
- В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.
Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.
Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:
- Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
- Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР. Сотрудник может запросить ее напрямую в ПФР сам через госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.