Адаптация нового сотрудника: 4 важных шага

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Адаптация нового сотрудника: 4 важных шага». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.

Методы индивидуальной адаптации

Как было раньше: никто ещё не слышал про бирюзовые организации и распределенную структуру компании. Все были знакомы только с излишней иерархией в модели наставничества, когда новичок чувствовал себя школьником. В компании уже была армия старших руководителей, и каждый старался научить его жизни.

Что сейчас есть в HR:

• Баддинг (Buddying)
  Новичка сопровождает buddy — приятель. Он сам недавно пришел в компанию, занимает примерно такую же должность и общается с сотрудником на равных. У него уже больше опыта, и он расскажет о культуре, процессах и особенностях компании более неформально.
• Коучинг
  Коучу не обязательно быть специалистом в работе сотрудника, он скорее психолог, который помогает новичку анализировать ситуацию и достигать поставленных целей.
  Плюс подхода в том, что коучинг может продолжаться в течение всего времени работы в компании.
• Шедуинг (Shadowing)
  Новичок следует за опытным сотрудником как тень (анг. shadow). Он наблюдает за процессом и на практике усваивает тонкости работы в новой компании, а ментор не тратит времени на обучение новичка.

Основные проблемы новых сотрудников

Среди наиболее частых проблем новых сотрудников можно выделить:

• недостаток навыков самоорганизации;
• слабый уровень адаптации к новой среде;
• стеснение при общении с коллегами и руководителями;
• отсутствие практических навыков или недостаточный уровень компетентности.

Затруднять процесс адаптации могут и субъективные переживания:

• неуверенность в собственных силах;
• боязнь допустить простую ошибку, показаться коллегам непрофессионалом;

• страх не понравиться руководству или другим сотрудникам, стать изгоем в коллективе;
• опасение потерять работу, грубо нарушить правила компании;
• нежелание сближаться с командой, эмоциональная отстраненность.

Начните с неформальных правил

Неформальные правила не подкреплены инструкциями или внутренними регламентами, но от них сильно зависит атмосфера в рабочей среде. Что к ним относят:

• Общение на «ты» с коллегами и непосредственными руководителями.
• Открытые доверительные разговоры с руководителями вне планерок и совещаний.
• Возможность проявить инициативу без страха, что высмеют или просто отмахнутся.
• Коллективные поздравления с днем рождения, рождением ребенка и другими значимыми событиями.
• Приглашение на корпоративное мероприятие жен/мужей (для коллективов с высокой долей семейных людей).
• Совместные походы на обед в соседнее кафе или чаепития в комнате отдыха.
• Поездки на природу на майские праздники или в день рождения компании.
• Коллективные занятия спортом или йогой.
• Посещение квест-комнаты раз в месяц.
• Эпизодическое угощение коллег кофе или свежей выпечкой из соседней пекарни.
• Прокачивание hard и soft skills, когда обучение воспринимается как естественный процесс, а не навязывается.

Пять вдохновляющих примеров от известных компаний: способы неформально поощрить сотрудников

• В Twitter проводят совещания на крыше офисного здания, бесплатно кормят в штаб-квартире компании, а еще выделили отдельное помещение для занятий йогой.
• Etsy поощряет женщин-разработчиков и выдает гранты на обучение в Hacker School, чтобы они могли совершенствовать свои технические навыки.
• В офисах Facebook есть специальные помещения, где могут отдыхать сотрудники, которые регулярно сталкиваются со стрессовыми ситуациями.
• В Quora предпочитают объединять новых сотрудников в пары с более опытными коллегами, и уже к концу недели первые готовы к самостоятельной работе над проектами.
• Scripps заботится о здоровье сотрудников и… тем делают массаж прямо на рабочем месте.

Методы адаптации персонала

Каждая компания формирует свой план адаптации новых членов коллектива.

Большинство подходов основаны на трёх базовых методиках:

1. Полная самостоятельность. Из-за избытка специалистов в определённых профессиональных направлениях работодатели не слишком беспокоятся об удержании кадров. Увольнения и подбор альтернативы для них не проблема, поэтому новички предоставлены сами себе. Если при таком способе они смогут перестроиться самостоятельно и быть результативными — останутся в организации, а не смогут — им быстро найдут замену.

2. «Спартанские» условия. Некоторые коллективы формируются как привилегированные, где остаются только сильнейшие, характер нового работника проверяется и закаляется жёсткими требованиями даже в период адаптации. Коллеги и руководство относятся сурово, иногда пренебрежительно. Вольются в команду только те, кто сумеет преодолеть трудности.

3. Партнёрские отношения. Современный демократичный подход к управлению, который часто оказывается эффективнее других. Вложенные в кадровые мероприятия усилия окупаются лояльностью и преданностью команды. Руководство воспитывает сотрудников под свои задачи, а не тратит время на поиск вероятных «самородков».

При выборе метода кадрового управления предприятия оценивают баланс «усилия-результат». Как правило, только партнёрское взаимодействие приводит к экономии времени и ресурсов в долгосрочной перспективе. Не придётся вкладываться в непрерывный поиск кадров, обучение, приостановки в производственном процессе.

Процесс адаптации начинается еще до первого рабочего дня сотрудника. За несколько дней (а иногда и недель) до выхода мы совместно с руководителем и/или будущим наставником проводим онлайн-встречу и формируем программу адаптации. Основные пункты программы:

• команда адаптации нового сотрудника и роли внутри нее (обычно это руководитель, иногда — куратор, обязательно HR-менеджер, а также могут участвовать члены функциональной и продуктовой команд);
• цели нового сотрудника на испытательный срок;
• собственно программа погружения в процессы, задачи, команду;
• план для новичка на первый рабочий день и первую рабочую неделю;
• даты наших промежуточных и итоговых встреч с новым сотрудником.

Программа адаптации гибкая, мы ее составляем с учетом особенностей команды и потребностей нового сотрудника.

Более глубокое погружение в рабочие процессы

Следующая встреча нового сотрудника обычно проходит с его руководителем, главная задача — максимально посвятить новичка в бизнес-процессы. Руководитель подробно рассказывает о целях и стратегии работы команды, в которую пришел сотрудник, и его роли в ней и функционале.

Руководитель дает доступ к более детальной информации, необходимой для работы, и материалы для самостоятельного изучения.

Встречи с руководителем во время адаптации, как правило, проходят регулярно, с заранее определенной периодичностью. Первое время — ежедневно по 30 минут. Оптимальный вариант — утром, чтобы обсудить планы на день, поинтересоваться, как дела и какие вопросы появились за прошлый день. Проводить встречи так часто важно, потому что на первом этапе вопросов у новичка, как правило, бывает много, но, в отличие от работы в офисе, в шаговой доступности нет коллег, которых можно мгновенно обо всем спросить.

Руководитель лично знакомит нового сотрудника с командой — представляет его сначала в рабочих чатах, затем — на рабочих встречах.

Работающие методы адаптации персонала в организации

1. Метод неформализованного сопровождения.

Внедрение адаптации персонала таким путем наиболее эффективно, но только если проводятся мероприятия, направленные на решение конкретной задачи. Это метод предполагает ведение новичка, что, конечно, отнимает время.

При составлении плана адаптации сотрудников менеджер по персоналу должен четко рассчитать, сколько времени потребуется для его реализации. При этом каждый аспект внедрения нового специалиста учитывают в рамках системы финансового поощрения. Менеджер по персоналу должен познакомить новичка с коллективом и рассказать об основных нюансах работы.

2. Метод проведения мероприятий.

Задача менеджера по подбору персонала — организовать мероприятия, в рамках которых новичок мог бы лично познакомиться с другими сотрудниками. Такой подход улучшает взаимоотношения в коллективе. Через определенный период после прихода нового специалиста, как правило, организуют внеплановое посещение ресторана или торжество в честь именинников. В больших компаниях нередко организовывают мини-мероприятия для конкретных подразделений.

Задача руководителя — подготовить новичка к корпоративу и дать определенные советы:

• как лучше одеться, уместно ли будет шутить на мероприятии;

• как выбрать тему и начать беседу;

• нужно ли произносить на корпоративе тосты.

Если традиции предприятия предполагают самопрезентацию, новичку следует помочь ее подготовить, а также порекомендовать, с кем побеседовать на мероприятии.

Адаптировать нового сотрудника можно в рамках корпоратива в честь успешного завершения квартала или достижения запланированных целей в ушедшем месяце. Помните, перед мероприятием работника лучше заранее познакомить с коллективом. В противном случае праздник не доставит ему радости, а лишь заставит нервничать.

Метод корпоративного PR.

В соответствии с ним составляют особый список требований к поведению в компании. Каждая организация формирует собственный перечень, в основе которого лежит специфика работы и принятая модель поведения персонала. Также в перечне может быть сказано о дресс-коде, трудовом графике и выходных, правилах организации рабочего места и проч.

Командный тренинг.

Метод, в отличие от других, используют нечасто. К примеру, если персонал очень сплочен и дружен, то появление нового человека — профессионала в своей области — вызывает негатив. Благодаря командным тренингам снимается напряженность, а новый руководитель лучше понимает, какая система взаимоотношений сформировалась в коллективе.

На командном тренинге каждый сотрудник может высказать претензии к новичку. Перед тренингом работников нужно проинструктировать, рассказав о нормах и правилах. Если все пройдет благополучно, межличностные отношения в коллективе улучшатся.

Командный тренинг проводят в формате деловых игр или методом кейсов. Чаще всего компании приглашают для этого опытных коучей.

Методы организационной адаптации.

Новичок должен понимать, что ему предстоит делать на своей должности. Если он усвоит основные правила и сможет грамотно выстроить отношения с персоналом, то быстро и легко адаптируется. Допустим, работник отправляется в командировку. В этом случае ему придется узнавать, как приобрести билет, где взять деньги, какие документы понадобятся. После знакомства с коллегами таких вопросов у него не возникнет.

Инструктаж в подразделениях.

Новому специалисту предоставляют всю информацию о требованиях для каждого подразделения. В любом отделе есть свои правила, которым обязаны следовать все работники.

Все требования необходимо зафиксировать на бумаге и структурировать так, чтобы любой работник мог их усвоить. Если сотрудник не воспримет правила, то наверняка потратит много времени на выявление нюансов в работе. Поэтому правила должны быть понятны для любого. Целесообразно привлечь к их разработке самих сотрудников.

Об основных требованиях новому работнику лучше рассказать еще в ходе начального инструктажа. Впоследствии он сам узнает остальные правила работы в том или ином подразделении.

Организация рабочего процесса

Что важно рассказать и показать:

• внутренние правила — график работы, пропускной режим, перерыв на обед, время отчетности, период повышенной нагрузки;
• рабочее место, столовую, кабинеты разных отделов;
• дресс-код и другие требования компании при необходимости;
• подключение к сервисам и настройки техники — электронная почта, программы для выполнения задач, контакты техподдержки .

Как себя вести в первый рабочий день

Этот день важен, потому что первое впечатление сложно изменить. Например, если человек не идет на контакт, коллеги вряд ли будут повторять попытки наладить общение.

Опоздает — все решат, что он несерьезно относится к работе. Чтобы всё получилось, сделайте вот что:

📌 Подготовьтесь. Узнайте, во сколько обычно приезжают коллеги, есть ли в компании дресс-код, что понадобится в первый день. С вечера подготовьте одежду, перекус, распланируйте маршрут до офиса.

📌 Записывайте важное. Например, имена коллег, важные телефоны, советы. Всё, что может пригодиться в первые дни.

📌 Спрашивайте. Не бойтесь уточнять, когда что-то непонятно. Опытным коллегам трудно встать на место новичка и разложить всё по полочкам. Лучше спросить, чем потом исправлять ошибки.

📌 Уточните план. Узнайте у наставника, эйчара или руководителя, чего от вас ждут в первые дни. Что вы должны изучить, какие задачи выполнить.

📌 Будьте доброжелательны. Улыбайтесь, будьте вежливы, держитесь уверенно. Коллеги тоже присматриваются и привыкают к вам. Покажите, что вы открыты.

📌 Соблюдайте границы. Не нужно сразу делиться личным, обсуждать провалы на прошлой работе или ругать бывшего начальника. Но и не замыкайтесь — слушайте, отвечайте и поддерживайте диалог.

📌 Не бойтесь ошибаться. Вы — новый сотрудник, значит начальник и коллеги готовы к тому, что не всё получится с первого раза. Не старайтесь всё держать под контролем — если ошиблись, просто попросите помощи.

Что влияет на адаптацию нового сотрудника

Вот несколько моментов, которые могут повлиять на процесс адаптации новых сотрудников:

• размер компании

Мелкие фирмы обычно обходятся без системы адаптации, а вот большим она часто необходима.

По словам Дарьи Мостокаловой, каждая компания сама решает, нужно ей внедрять адаптацию персонала или это лишний этап: «Есть отрасли и должности, где задачи максимально просты, процессы формализованы и автоматизированы, риски в случае ухода сотрудника невелики, как и стоимость самого подбора – тогда, возможно, и нет смысла тратить много ресурсов на адаптацию. Моя карьера началась в IT, мы занимались федеральными и государственными проектами, с большими чеками и рисками. Это высокие зарплаты и конкуренция за сильнейших специалистов. Мало было привлечь в команду хорошего сотрудника – важно его как можно быстрее ввести в курс дела, доучить, если это необходимо, чтобы он начал приносить пользу и, безусловно, удержать, поэтому всегда достаточно много ресурсов тратили на адаптацию, развитие, мотивацию сотрудников, где бы я ни работала.

Если у вас большие планы и амбиции, и вы планируете их реализовать не в одиночестве – вам потребуется команда. От адаптации зависит, будете ли вы работать слаженно, соблюдать договоренности, идти к единым целям».

• социальный климат в компании

Если у нее есть четкая корпоративная культура, коллектив подобран так, что все друг друга поддерживают и объединены общими целями, царит доброжелательная обстановка, то новички быстрее вливаются в коллектив и работу.

• должность и компетенции нового члена коллектива

Адаптация проходит менее болезненно, если новый сотрудник уже обладает нужными для должности знаниями и навыками. Должности руководителей и топ-менеджеров предполагают больший объем работы и ответственности, поэтому приспосабливаются такие сотрудники дольше.

• объем работы

Он должен быть посильным и четко обозначенным, без дополнительных функций, которые появляются внезапно в процессе работы.

• мотивация новичка

Зачем нужна адаптация

Адаптация, как и большинство процессов в бизнесе, эффективность которых была доказана на практике, требуется для создания максимально комфортных условий работы. Она подразумевает целый комплекс процедур, направленных на устранение различного рода сложностей при вхождении в коллектив нового человека.

• Повышает уверенность в себе. Быстрая адаптация сотрудников позволяет заполучить уверенность в себе, а также обеспечить наилучший результат работы. Человек, имея успех среди коллег, способен проявлять свои лучшие стороны на работе — обеспечивать превосходное качество, в том числе за счёт взаимодействия в тандеме с другим специалистом.

• Позволяет проявить свои способности. Отсутствие строгих рамок и ограничений, а также поддержка со стороны коллег и начальства позволяет каждому сотруднику проявить все свои лучшие стороны. Он может начать креативить, изучать новые методы взаимодействия с клиентами, разрабатывать наиболее эффективные методики взаимодействия с заказчиками.

• Помогает получить компании максимальную прибыль. Применение наиболее эффективных решений, которые зачастую характеризуют полную адаптацию сотрудников, позволяет значительно приумножить приток организации. В слаженном коллективе всё работает как швейцарские часы — без перебоев и сложностей. Взаимопомощь в таких ситуациях — основа трудовой деятельности, ведь каждый сотрудник стремится помочь друг другу, чтобы достичь наилучшего результата.

• Эффективно борется со сложностями взаимодействия с персоналом. В большинстве случаев HR выбирает такие методы адаптации, при которых каждый специалист находит свою работу вторым домом, в котором его понимает каждый. В этом и заключается особенность трудовой деятельности управляющего персоналом.

• Грамотно распределяет рабочую силу, в соответствии с особенностями компетенции и профессионализма работников. Взвешивая каждый нюанс, эйчар снижает риски банкротства компании до минимума, ведь только благодаря грамотному подходу сотрудников и корректному исполнению своих обязанностей штат обеспечивает лучший порядок оказания услуг.

• Минимизация возможности появления психологической травмы. При проведении правильной адаптации люди не будут испытывать психологические проблемы, а эйчар сможет исключить всевозможные неприятные последствия в виде психосоматических нарушений, которые прямо или косвенно будут влиять на работоспособность.

• Возможность продвинуть достойных сотрудников по должности. Специалисты, хорошо справляющиеся с поставленной перед ними работой, могут добиться лучших результатов в продвижении по карьерной лестнице. В большинстве своём они могут рассчитывать на высокую должность с хорошей оплатой.

Как оценить адаптацию персонала

Оценка адаптации персонала должна быть объективной и непредвзятой. Для достижения наилучшего результата рекомендовано использовать таблицу, в которой возможно будет провести параллель между сотрудниками и их успехами. В дальнейшем эту же таблицу возможно использовать не только при введении нового эксперта в коллектив, но и повышении. А чтобы правильно всё сделать, следует опираться на несколько потенциально важных критериев.

• оценка по 10-ти и 20-балльной шкале — решение, позволяющее грамотно провести оценку, особенно, в сравнении с 5-балльной системой оценивания;

• разбивка на важные и второстепенные моменты — принципиальный аспект, с которым каждый эйчар получает возможность выбрать из всего многообразия проблем наиболее весомые (проработав их досконально, можно будет обеспечить наилучший исход событий);

• проводить исследование при введении специалиста в работу и спустя время — через 1, 3, 6+ месяцев. Этого времени вполне достаточно для полной адаптации.

При удаленной работе также несложно организовать процесс поэтапной адаптации новичков: в этом помогут Google Docs, социальные сети, электронная почта, Skype, Trello и Slack, в которых можно обучать сотрудников, раздавать задания и следить за их выполнением.

Например, в онлайн-школе английского языка EnglishDom все 200 удаленных преподавателей проходят двухнедельное обучение, которое призвано познакомить новых сотрудников с методикой школы, а также еженедельные тренинги повышения квалификации. «Испытательный срок длится не более месяца, — говорит Максим Сундалов, руководитель школы. – За этот период человек либо глубоко интегрируется, либо понимает, что не сработался с коллективом».

Адаптация тех 40 сотрудников, которые работают в офисе, построена на живом общении с руководством и коллегами. «Новый сотрудник почти сразу же включается в текущую работу, — объясняет Сундалов. – Это лучший способ влиться — все происходит на практике, а не в теории. Коллеги активно подсказывают и помогают избежать ошибок». Новичков стараются интегрировать не только в общие совещания, в которых ставятся задачи, но и в те, где сотрудники делятся своими достижениями. Это помогает узнать, кто и чем занимается, кто чего добился, в каком направлении развивается школа.

В GoodSellUs сотрудников стараются вовлекать в социальную жизнь компании, что позволяет им почувствовать себя частью общего дела и мотивирует работать ради общего успеха. «Каждый новый день мы начинаем с приветствия, пожелания хорошего дня и рабочего вдохновения, — говорит Юлия Писаревская, HR-специалист компании GoodSellUs. – Мы обмениваемся в чате ссылками на хорошую музыку, веселыми картинками, ведем неформальное обсуждение текущих проектов».

Встречи с руководителем и обучающие документы

Адаптация персонала особенно важна при расширении штата компании, когда необходимо, чтобы новичок как можно быстрее справлялся с типичными трудностями и становился частью команды, — для этого можно разработать внутренние программы обучения, написать специальную книгу или хотя бы документ с инструкциями, правилами и ответами на часто возникающие вопросы.

В компании Yota в первый день сотрудник получает на почту приветственное письмо и доступ в закрытую группу во «ВКонтакте», в которой есть специальный раздел с краткими инструкциями о жизни компании, основных бизнес-процессах и полезных контактах. Оборудование и рабочее место для сотрудника готовится заранее.

Сориентироваться в огромном потоке информации новым сотрудникам компании «Энергоконтакт» помогают регулярные встречи с руководством и HR-отделом, особенно в первые недели. Предполагается, что общение с коллегами поможет разобраться в поставленных задачах, расскажет о положении дел в отделе и продукте компании.

По словам Екатерины Касаткиной, менеджера по персоналу компании «Энергоконтакт», даже короткие встречи помогут избежать ошибок, которые в противном случае могут всплыть через год-полтора из-за недопонимания в первые дни работы новичка. «Многие не хотят показаться навязчивыми или неуверенными и сдерживаются, лишний раз не переспросят, не уточнят, не повторят просьбу, — говорит Касаткина. – Иногда человек просто боится обратиться к руководителю. В этом случае новичок может адресовать вопрос службе персонала или коллегам, прикрепленному наставнику или куратору».

За адаптацию персонала в «Энергоконтакте» отвечает либо HR-специалист, либо непосредственный руководитель, который подсказывает новому сотруднику, как работает система документооборота, ставятся задачи, планируются дела и составляются отчеты.

В Yota эти показатели совмещены. За ввод сотрудника в должность отвечает руководитель, а помогает ему в этом HR-партнер. Сотрудник получает план адаптации, благодаря которому он может назначить встречи с коллегами, с которыми будет взаимодействовать. Руководитель определяет, подходит ли сотрудник компании, после чего для подведения итогов приглашается HR-партнер.

В сети магазинов «Кантата» за адаптацию сотрудника отвечает администратор или другой опытный сотрудник, который хорошо разбирается в ассортименте продукции и продажах.

За адаптацию новых сотрудников в сети магазинов «Радиотехника» отвечают менеджер секции найма, который является куратором на стажировке, и менеджер секции введения в должность на испытательном сроке. Для обучения созданы специальные книги с теоретическими материалами и тетради для заполнения данных о выполнении задании.

В Asia Import Group у каждого новичка есть свой куратор-наставник, который выделяется еще на предварительном этапе и ведет своего подопечного до завершающего этапа. Как правило, он принимает решение о переводе сотрудника на следующую позицию и сообщает свое решение руководству.

Похожие записи:

• Исковое заявление о расторжении брака
• Меры социальной поддержки и льготы для чернобыльцев в 2023 году
• Пенсия работающим пенсионерам-2023: размер выплат, будет ли индексация