Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.
Какие документы нужно оформить?
Перед командировкой нужно оформить три документа:
- Приказ о командировке, в котором должен быть указан способ проезда к нужному месту и обозначена сумма компенсации за использование автомобиля сотрудника в целях организации.
- Соглашение об использовании личного транспорта во время поездки. В этом документе необходимо указать регистрационные данные транспортного средства и информацию о собственнике. Также в документе прописывают сумму компенсации и другие расходы, которые организация должна будет возместить сотруднику. Кроме того, необходимо определить сроки, в течение которых будут выплачены эти денежные средства.
- Путевой лист, подтверждающий, что работник использует свою машину по поручению работодателя.
Документальное сопровождение командировки на личном автомобиле
Главным документом, на основании которого, собственно, и производится направление работника в поездку служебного характера, является Приказ о командировании лица, содержащий следующие реквизиты:
- Название организации, где трудится работник;
- Коды ОКПО, ОКУД;
- Идентификационный номер распоряжения;
- Дата оформления документа;
- Личные данные о сотруднике, который отправляется в командировку;
- Месторасположение принимающей организации;
- Продолжительность деловой поездки, а также даты выезда/прибытия обратно;
- Цели и задачи, которые ставятся перед командируемым лицом;
- Размер авансовой выплаты на покрытие служебных нужд;
- Документ, являющийся основанием для издания Приказа;
- Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.
Бланк приказа на командировку по форме Т-9
Еще одним документом, который рекомендуется оформить перед отъездом, является путевой лист. Он представляет собой официальное подтверждение факта использования своей машины в период деловой поездки. Если гражданин направляется на легковом автомобиле, то лист заполняется по унифицированной форме №3, в которой фиксируется:
- Индивидуальный номер, который присваивается документу;
- Срок действия путевого листа (им является продолжительность командировки);
- Сведения о сотруднике, который использует личный автомобиль;
- Сведения о характеристиках машины, реквизиты техпаспорта, номер;
- Расход ГСМ;
- Даты и время отъезда и прибытия сотрудника из поездки;
- Личность специалиста, проверяющего пробег машины;
- Дата и время техосмотра машины до и после командировки;
- Дата и подпись лица, который проводил осмотр автомобиля.
Командировка на личном автомобиле
Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.
Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.
Важно
При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).
Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него.
Поездка в командировку на личном автомобиле какие документы нужны для бухгалтерии
Директор часто бывает на деловых переговорах в соседних городах. Иногда такие переговоры ведутся один день, а иногда приходится оставаться и на ночь. Как оформлять такие поездки руководителя и возмещать ему понесенные расходы (ГСМ, использование личного автомобиля)?
В такой ситуации каждую поездку директора можно оформить как командировку либо установить ему разъездной характер работы.
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Законодательство не устанавливает минимальный срок командировки, поэтому руководителя можно отправлять и в однодневные командировки. Такое оформление будет актуально, если поездки редкие и в основном за пределы города нахождения организации.
Если командировка на несколько дней, то оформление и оплата происходят стандартным способом. Если же командировка однодневная, то единственное ограничение – это отсутствие суточных. Однако и их можно выплачивать, важно корректно это оформить, чтобы можно было учесть указанные суммы в расходах, не начислять страховые взносы и не удерживать с них НДФЛ.
Суточные при однодневной командировке можно учитывать как иные прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не как командировочные расходы. В части страховых взносов и НДФЛ требования примерно одинаковые – выплата при однодневной поездке не должна называться «суточные» в локальном нормативном акте. Кроме того, руководитель должен представить документы, подтверждающие расходы. Например, чек из ресторана (иной точки общепита) или магазинов, где директор покупал продукты.
Если руководитель останавливается в гостинице во время таких поездок, то проживание ему также необходимо оплачивать (ст. 168 ТК РФ).
Фактический срок командировки в случае, если работник едет в командировку на собственном авто, указывается в служебной записке. Составить такую записку директор должен по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие использование автомобиля для поездки в командировку. Такими документами могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.
Порядок учета расходов на ГСМ, понесенных в связи с командировкой, зависит от того, как оформлено использование личного автомобиля руководителя в служебных целях.
Так, ФНС России считает, что расходы на ГСМ сотрудника, который получает компенсацию за использование личного авто, входят в сумму компенсации, даже если он поехал на этом авто в командировку (см. письмо от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Однако если с директором заключить (к примеру) договор аренды его авто, ГСМ можно компенсировать в полном объеме и включать его в расходы.
Что касается разъездного характера работы, его имеет смысл установить, если поездки частые и они осуществляются не только в близлежащие города, но и по городу нахождения организации. Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
При этом сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются следующие виды затрат, связанных со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ):
Чтобы оплачивать руководителю эти расходы, необходимо в трудовом договоре с ним указать, что его работа носит разъездной характер. Возмещение расходов на ГСМ при разъездном характере работы происходит в том же порядке, что и при командировках.
Действительно, все факты хозяйственной жизни организации нужно подтверждать первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). Если речь идет о поездке в командировку, то понадобятся:
- кассовые и товарные чеки;
- талоны на бензин;
- слипы (при расчетах за бензин топливной картой);
- квитанции с парковок и автостоянок и т.д.
Указанные документы, подтверждающие расходы на проезд, работник прикладывает к своему авансовому отчету. Также см. “Новый список документов для авансового отчета в 2020 году“.
Что касается пробега автомобиля во время командировки, то он подтверждается путевыми листами. Их можно составить по унифицированным формам, или на бланках, которые организация разработала самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Напомним, что формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78:
- № 3 для легкового автомобиля;
- № 3 спец для спецтранспорта;
- № 4 для легкового такси;
- № 4-С или № 4-П для грузовика;
- № 6 спец для автобуса.
В машинах, оборудованных тахографом, пробег автомобиля подтверждается именно этим прибором.
Возмещение командировочных расходов
Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:
- на проезд в обе стороны;
- на съем жилья;
- суточные;
- прочие расходы, определяемые работодателем.
Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:
- документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
- чеки на ГСМ;
- путевой лист;
- служебную записку.
Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.
Командировка на личном транспорте
Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.
Обязательным является оформление и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.
Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).
Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.
Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:
- амортизация транспортного средства;
- затраты на ГСМ;
- текущее техническое обслуживание;
- возможный внеплановый ремонт.
Законодательная основа
Внимание! В главе 24 Трудового кодекса уделено внимание вопросам, касающимся служебных командировок, дано определение, что следует понимать под данным выражением, а также установлены:
- определенные гарантии, которые предоставляются работнику, когда работодатель отправляет его в командировку;
- порядок обеспечения работника средствами в период нахождения в командировке, в каком порядке возмещаются те или иные расходы, которые понесены во время служебного выезда.
Следует иметь в виду, что трудовое законодательство устанавливает общие нормы, которые должны соблюдаться при служебных командировках. Боле детально особенности служебных командировок работников в другую местность для выполнения производственных заданий, предусмотрены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства № 749 от 29 июля 08 года.
Однако некоторые положения данного нормативного документа были серьезно изменены правительственными постановлениями:
- № 1595 от 29 декабря 2014 года «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;
- № 771 от 29 тюля 2015 года «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки…».
В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
| cотрудника | работодателя | ||
| аренда | компенсация за использование | ||
| Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ) | • | — | — |
| Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) | • | — | — |
| Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) | •* | — | — |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ) | — | • | — |
| Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение) | • | • | • |
| Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения) | • | • | • |
| Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения) | • | • | • |
| Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14) | • | • | • |
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Как рассчитать зарплатные налоги
Арендная плата, перечисленная работнику за использование автомобиля в служебных целях, будет не чем иным, как его доходом. А значит, при его выплате нужно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Причем это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы. Обратите внимание: сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в Книге учета доходов и расходов будет учитываться в составе расходов на аренду (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Что касается уплаты страховых взносов, то арендная плата не будет облагаться этими взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). То есть непосредственно плата за аренду страховыми взносами не облагается. При аренде автомобиля с экипажем ситуация будет несколько иной. Сама сумма арендной платы, перечисленная работнику, по-прежнему не облагается взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить. Ведь плата за вождение автомобиля является вознаграждением по гражданско-правовому договору. А такие выплаты облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).
Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды. Формулировка, которой можно воспользоваться, на рис. 2.
Личный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы
Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается:
– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
– взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Подробнее об этом см. Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации сотруднику стоимости парковки личного автомобиля в командировке?
Ответ: да, нужно, если такая выплата оформлена как возмещение командировочных расходов.
От НДФЛ освобождаются суммы возмещения командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). В состав таких расходов включаются суточные, расходы на проезд и провоз багажа, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного загранпаспорта, получение виз, а также затраты, связанные с обменом наличной валюты. Такой перечень установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса.
Компенсация стоимости парковки личного автомобиля сотрудника здесь не названа. Следовательно, она не включается в состав командировочных расходов. Значит, с такой компенсации нужно удержать НДФЛ.
Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 апреля 2013 г. № 03-04-06/14428.
Совет: есть способ не удерживать НДФЛ с компенсации стоимости парковки личного автомобиля командированного сотрудника. Он заключается в следующем.
От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленные законодательством России и связанные, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если работодатель использует личное имущество сотрудника (в т. ч. автомобиль), то он обязан:
- выплатить ему компенсацию за использование личного имущества (автомобиля);
- возместить расходы, связанные с таким использованием.
Служебный автомобиль: налог на прибыль
Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если сотрудник организации направлен в командировку для покупки основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.
О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (по нормам или в размере фактически произведенных расходов), подробнее см. Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО).
В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:
- Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО);
- Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам;
- Как отразить в учете приобретение ГСМ по талонам.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода-Рапид» выехал в командировку в г. Владимир. 18 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 3000 руб. 21 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.
В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 2064 руб. В кассовом чеке в цене бензина НДС не выделен и вообще не упоминается.
По данным путевого листа:
- остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
- остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;
- за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.
Какие документы нужны для отчета по командировке?
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, предоставляет в бухгалтерию данные о следующих видах расходов:
- проживание;
- питание;
- проезд (поездка до места назначения и непосредственно на месте);
- услуги связи;
- топливо, ГСМ, парковка (для сотрудников, совершающих командировки на личном автомобиле).
Оправдать совершенные расходы могут следующие документы:
- проездные документы (и посадочные талоны) на самолет, поезд, автобус, общественный транспорт;
- чеки с АЗС;
- счета за аренду жилья;
- кассовые чеки на продукты питания;
- кассовые чеки на другие необходимые товары.
К авансовому отчету сотрудник может приложить товарные и кассовые чеки, бланки строгой отчетности, товарно-транспортные накладные и некоторые другие документы. Вне зависимости от того, какой именно документ используется, он должен содержать развернутые сведения о приобретенном товаре/услуге: наименование продавца, товара, дату покупки, сумму сделки, полный список наименований товара/услуг со стоимостью каждого и итоговой суммой.
Авансовый отчет по командировке в 2021 году — образец
Срок командировки состоит из времени, необходимого на дорогу к месту назначения и обратно, и длительности выполнения служебного задания. Длительность исполнения поручений определяется исходя из поставленных задач, а время на дорогу рассчитывается по проездным документам. Чаще всего срок поездки фиксируют по датам отправления и прибытия, указанным в билетах.
Если нет билетов, то подтверждающим документом может быть отметка в гостинице, а также договор найма жилья.
Если добирался сотрудник на собственном транспорте, то срок определяется по служебной записке, которую он оформляет после возвращения. К ней прикладываются все подтверждающие поездку документы. В этом случае важно, чтобы срок поездки был не больше срока по приказу о командировании.
При необходимости в процессе работы отправлять сотрудника в командировки у работодателя возникают расходы, связанные с оплатой данных поездок, проживанием работника в другой местности, что составляет командировочные расходы. Суточные в 2021 году как составляющие командировочных также должны выплачиваться работнику. В связи с этим возникает вопрос о том, в каком же размере их должен выплачивать работодатель, есть ли какой-либо предел в определении максимального размера суточных, а также как оформить предоставление суточных работнику. Обо всем этом Вы сможете прочитать в данной статье.
После определения кандидатуры для отправки и расчёта длительности поездки издаётся внутреннее распоряжение в письменной форме — приказ или распоряжение о направлении в командировку.
Приказ может быть оформлен произвольно, важно чтобы из текста было понятно, кто руководитель организации, кого именно направляют, куда и на какой срок. Для издания приказа может использоваться и унифицированная форма № Т-9 (если командируются несколько сотрудников — форма № Т-9а).
Что такое командировка
Служебная командировка – отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.
Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах – отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.
Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:
-Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.
-Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.
-Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).
-Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.
Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.
Отчет по командировке.
Кого можно отправлять в командировку в 2021 году в соответствии с новыми правилами учета
Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.
Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии – соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:
-Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.
-Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.
-Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.
-Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.
-Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.
Отчетные документы для командировочных: нюансы законодательства
Сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность по оформлению служебных поездок, должен вести учет командированных работников. Для этого сведения о командировочной поездке заносятся:
- в журнал учета сотрудников, отбывших в командировки (журнал требуется только в случае, когда форма документа утверждена локальными нормативными актами);
- в табель учета рабочего времени, где в клеточке за каждый день поездки проставляется код “К” (или числовой код “06”) – командировка, код “РВ” – работа в выходной или код “В” – выходной.
Если в период командировки сотрудник использует личное транспортное средство, а также если для целей поездки ему был доверен автомобиль из автопарка компании, должен быть выписан путевой лист, называемый также маршрутным. В нем должны быть указаны следующие сведения:
- день отъезда (первый день поездки);
- день возвращения (последний день поездки);
- полное наименование компании, оформившей путевой лист;
- порядковый (регистрационный) номер документа;
- персональные данные сотрудника, отметка о прохождении медосмотра, должность;
- информация об автомобиле: марка, гос. номер ТС;
- цели командировочной поездки;
- маршрут (место прибытия – населенный пункт, улица, организация).
Служебная записка составляется и выдается командированному сотруднику тогда, когда нет документов, свидетельствующих о понесенных расходах. В такой ситуации в записке ставится отметка компании, в которую поехал работник, о времени его приезда и отъезда.
Как оформляется выезд в командировку?
С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:
Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке.
Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.
Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.
Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.
В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ):
- наименование организации;
- дату составления и номер распорядительного документа;
- данные сотрудника, наименование его должности;
- данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
- длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
- цель командировки;
- подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
- сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.
Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.
Посмотреть пример приказа
Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).
Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.
В соглашении пропишите:
- название, дату, номер
- название компании и ФИО сотрудника
- номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
- характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
- порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы)
- сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
- дату вступления соглашения в силу
- название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника