Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Онлайн-касса для ИП в 2023 году: особенности и этапы подключения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Кому не нужен ККТ для ИП
Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.
Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.
От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:
- продажа бумажных газет и журналов в киосках;
- питание в образовательных учреждениях;
- реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
- продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
- торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
- услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
- бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
- продажа бахил в розницу и др.
Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:
- некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
- предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.
Основные моменты перехода на онлайн-кассу
Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.
На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.
После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.
Онлайн-касса должна обладать характеристиками:
- наличие на корпусе уникального серийного кода;
- возможность подключения к интернету и передачи данных в онлайн-режиме;
- наличие печатающего устройства для ФД и ячейки для установки фискального накопителя.
Кроме того, кассы нового образца способны наносить на чек QR-код и ссылку для проверки достоверности.
Проведение регистрации ОФД кассы в налоговой возможно либо через персональный кабинет на официальном портале ФНС, либо личным визитом. Если предприниматель решил отправить документы по интернету, ему предварительно нужно получить КЭП (квалифицированную электронную подпись). Только такой вид подписи дает право совершать подобные операции в «удаленном» формате.
Место регистрации ККТ: куда подавать заявление
Согласно п. 1 ст. 4.3 закона «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — закон 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее — ККТ) может быть применена только после того, как будет зарегистрирована в ФНС РФ в надлежащем порядке.
Необходимо учесть следующее:
- Заявление о регистрации (перерегистрации и снятии с учета ККТ) может быть подано в любой терорган ФНС РФ или через кабинет ККТ (п. 1 ст. 4.2 закона 54-ФЗ).
- Регистрация названной техники производится по местонахождению юрлица или по месту жительства индивидуального предпринимателя — заявителя (п. 20 Регламента).
- Регистрация ККТ производится по местонахождению обособленного подразделения (далее — ОП) юрлица-заявителя. Если ОП организации находятся в пределах одного муниципального образования, города федерального значения, но при этом относятся по подведомственности разным терорганам ФНС РФ, то зарегистрировать все ККТ нужно в одном тероргане по месту нахождения ОП, в котором хозсубъект-заявитель поставлен на учет (п. 21 Регламента).
Порядок регистрации регулируется следующими актами:
- законом 54-ФЗ;
- административным регламентом…, утв. приказом Минфина России от 29.06.2012 № 94н (далее — Регламент).
Новые правила обжалования решений налогового органа
Начиняя с 01.01.2023, обжалование в суд решения налогового органа, вынесенного по результатам контрольного мероприятия в сфере ККТ, действий (бездействия) его должностных лиц, возможно только после их досудебного обжалования.
Эти новые нормы п. 2 ст. 39, п. 3 ст. 98 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ, если верить законодателю, призваны упростить порядок и сократить сроки рассмотрения жалоб.
Жалоба подается строго онлайн через вышеупомянутый сервис «Жалоба на решение контрольных органов» на портале Госуслуг.
Для ее подачи руководителю организации или ИП нужно иметь учетную запись на этом портале (как физическому лицу) и воспользоваться сервисом, авторизовавшись на портале. В личный кабинет подателя жалобы на портале Госуслуг будет поступать информация об этапах ее рассмотрения.
Жалоба на действия (бездействие) инспекторов, решение инспекции рассматривается руководителем (заместителем руководителя) территориального органа ФНС России либо вышестоящим органом Службы (в порядке подчиненности). Если оспариваются действия (бездействие) руководителя (заместителя руководителя) инспекции, то жалоба рассматривается вышестоящим органом ФНС России.
Срок рассмотрения жалобы – максимум 20 рабочих дней со дня ее регистрации (п. 41 – 43 Положения, утв. Постановление Правительства РФ от 28.02.2022 № 272).
Если вас не устроил результат досудебного обжалования, пройдя этот этап, можно идти в суд.
Кому нужно регистрировать кассу в налоговой
Список лиц определен статьей 1,1 ФЗ № 54, утвержденного 22 мая 2003 года. Согласно ему, сделать это должны все те, кто по роду деятельности обязаны использовать соответствующую машину, то есть работать в соответствии со спецреестром, полностью легально.
Внимание, если техника при этом не поставлена на учет, печатать чеки запрещено, а регулярно и своевременно передавать в ФНС актуальные данные она и вовсе не сможет. Поэтому и все продажи будут незаконными, за что предусмотрен штраф в размерах:
- 1 500 — 3 000 рублей — для индивидуальных предпринимателей;
- 5 000 — 10 000 — для организаций с ограниченной ответственностью.
Хотя вместо него проверяющий может и лишь предупредить, но это только на первый раз.
Причины отказа в постановке оборудования на учет
В абсолютном большинстве случаев они заключаются в рядовых нарушениях: допустим, не выдержан порядок регистрации кассового аппарата (ККМ, ККТ) в налоговых органах или не соблюдены сроки подачи документов, или предоставлены не все бумаги. Именно поэтому стоит очень внимательно относиться к вопросам заполнения полей и проверять, что вы вписываете и подаете, прежде чем жать на кнопки.
Кроме того, в ряде ситуаций ФНС может снять прибор с учета. Это происходит при закрытии юрлица, при его переоформлении, при переходе на обслуживание в другую инспекцию (это называется «смена местонахождения»). Все подобные процедуры стандартные, проводятся достаточно быстро и не доставляют пользователям особых хлопот.
Имеется ли интеграция между ЕГАИС и системой Честный ЗНАК?
На данный момент запустили эту интеграцию в системе Честный ЗНАК, то есть участникам эксперимента по маркировке не надо указывать места осуществления деятельности. Эти сведения подгружаются автоматически из ЕГАИС.
Когда карточка товара регистрируется в «Национальном каталоге маркированных товаров», требуется проставлять реквизит «Код ФРАП».
Из ЕГАИС в систему Честный знак автоматически будут передаваться такие документы как:
- отчеты о производстве;
- заявки о фиксации информации о ввозе или перемещении этилового спирта в РФ, алкогольной и спиртосодержащей продукции, содержащие коды идентификации;
- товарно-транспортные накладные.
Расчет стоимости услуг по регистрации ККТ
(при покупке кассы у нас — скидка на услуги)
5000 руб. — за 1 день
или
1500 руб. — с выездом на место установки ККТ
2500 руб.
Бесплатно
Бесплатно
Бесплатно
Можно попробовать «по старинке»
Если владелец кассы по каким-то причинам не может или не хочет регистрировать ее онлайн, всегда можно обратиться в отделение налоговой по месту регистрации, предоставив заполненный бланк КНД-1110061.
Обратите внимание, это обновленный бланк, ведь в старом КНД-1110021 не было достаточно полей для указания информации о ККТ. Заполняйте только новый бланк!
Собираясь в отделение ИФНС по месту регистрации, подготовьте заранее необходимые документы. Это позволит избежать повторных визитов, с собой возьмите:
- Паспорт ККТ и его копию;
- Паспорт фискального регистратора;
- Документ, который свидетельствует о ваших полномочиях как владельца ИП или как ответственного лица на предприятии;
- Паспорт, удостоверяющий вашу личность.
Вообще по закону документы об удостоверении должности на предприятии не обязательны. Но лучше предъявить их во избежание долгих разговоров в налоговой. Ведь система контроля регистрируемой кассовой техники действует, особенно ощутимы проверки в реальности. Вот почему большинство ИП и вообще владельцев ККТ предпочитает регистрировать их онлайн: это лучший способ избежать «личностного» фактора при проверке документов.
Важные элементы ККМ: фискальная память и ЭКЛЗ
Главное о фискальной памяти
Фискальная память – блок долговременной памяти, в котором хранится информация о совершенных операциях. Эти данные автоматически сравниваются с данными ЭКЛЗ. Если информация разнится, выявляется ошибка и устройство ремонтируют.
Ремонт производится после уведомления налоговых органов. Перед ремонтом сервисный центр обязан выдать акт УФ (унифицированная форма) КМ-2 с указанием суммы, которая сохранилась в памяти. По окончании ремонта также формируется акт КМ-2 с кассового аппарата, который подтверждает, что фискальную память не нарушили. Либо, если нарушили, то какие цифры получились после окончания.
При печати чека фискальная память получает данные из учетной системы. Если кассовый аппарат программируемый, то товар можно кодировать. Еще один вариант: воспользоваться услугами сервисного центра или заказать функцию обучения. Специалисты на примере товара покажут, как производить программирование самостоятельно.
Владелец аппарата не имеет права производить никаких действий с фискальной памятью. Если заключен договор технического обслуживания с сервисным центом, то третье лицо не может вмешиваться.
Особенности эксплуатации фискальной памяти
Изначально фискальная память на новом аппарате пустая. Данные вносят при фискализации. Если данные внесены неверно, произойдет ошибка, которую сразу можно не заметить. Она обнаружится только при повторном введении корректных данных, и фискальную память придется менять.
Объем памяти разный. В среднем устройства хватает на 4-7 лет. Если нужна замена фискальной памяти, то меняют и ЭКЛЗ, а это дорогостоящая операция, которая производится с разрешения налоговой.
Срок эксплуатации фискальной памяти зависит от объема и количества закрытых рабочих смен. Если в день закрывают по пять смен, фискальная память закончится быстрее. Если одну – то самой маленькой модели от производителя «Феликс» на 2000 фискальных смен хватит примерно на пять лет. Заменить фискальную память можно только в 2-х случаях: если остается менее 10 % емкости или устройство не работает из-за технических ошибок. Факт замены регистрируется в налоговой.
Главные факты об ЭКЛЗ
Электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ) – съемный блок памяти. Она так же, как и фискальная память, фиксирует информацию обо всех операциях, совершенных на кассовом аппарате.
Ограничения ЭКЛЗ
- Временное. Блок памяти необходимо менять раз в 13 месяцев. Если этого не сделать, то первого числа 14-го месяца он блокирует кассовый аппарат.
- По заполнению объема памяти. ЭКЛЗ рассчитана на большое число смен, а максимальная сумма превышает миллиард. В практике «Формулы Торговли» не было случая замены устройства по этому параметру даже у самых крупных клиентов.
Негарантийные случаи
Приведем пример типичных ошибок, по причине которых замену ЭКЛЗ оплачивает клиент:
- Дата. Она на кассовом аппарате может «слетать». Это происходит, например, из-за того, что техническое устройство не зарядили. Перед началом смены кассир должен проверить дату на кассе. Если этого не сделать и сразу нажать клавишу «Ввод», работа продолжится. Тем не менее, если календарь «слетел», число, месяц и год будут выставлены некорректно. Проверка из налоговой службы выявит эту ошибку, и ИП или юрлицу выпишут штраф за неверное использование.
- Вмешательство в работу кассы. Недопустимо перепрограммировать кассу самостоятельно. Любая, даже орфографическая ошибка в написании имени или фамилии, приведет к необходимости заново покупать и программировать новую ЭКЛЗ.
- Данные при фискализации. Если клиент внес некорректные данные в карточку фискализации, и их уже запрограммировали, случай также является негарантийным.
Карточка регистрации ККТ
Этот документ имеет установленную форму в соответствии с КНД 1110066. Заполнением ее занимается лично инспектор ИФНС, после чего она подписывается руководителем отделения и ставится печать.
После того, как вы получаете карточку, ее необходимо хранить в том месте, где находится и сам аппарат, поскольку при проверке необходимо будет предъявлять ее. В случае, если она будет испорчена или утеряна, предоставляется возможность заказать изготовление дубликата в инспекции. В дальнейшем, когда аппарат будет сниматься с учета, в его карточке делается соответствующая пометка.
Этот документ можно получить в отделении ОФД или же в личном кабинете на сайте налоговой службы. В случае, если оформление проводилось в онлайн режиме, дополнительно можно запросить изготовление бумажного варианта. Кроме того, вы также получите и технический паспорт ККМ, в котором указываются все данные оборудования и индивидуальный регистрационный номер. Также если для проверки данных в налоговую подавались оригиналы документов, то они будут возвращены владельцу.
По факту завершения регистрации владелец может подать заявление, на основании которого будет выдан КРУ. Также отметим, что датой снятия с учета ККТ будет не тот день, в который было подано заявление и необходимые документы, а тот, когда инспекцией была оформлена карточка регистрации.
Рассмотрим распространенные ошибки, которые случаются, когда человек хочет зарегистрировать кассу в ОФД и ФНС.
Так, чаще всего встречаются неточности при внесении информации в заявление на регистрацию ККТ. Например, когда неправильно указаны сведения:
- личные данные владельца (или пользователя кассы);
- наименование производителя;
- серийный номер кассового аппарата;
- номер договора, заключенного с ОФД.
Ошибки обязательно нужно исправить, перерегистрировав аппарат. Заявление подается в бумажном виде или через интернет. После проверки сведений инспектором исправленная карточка регистрации кассы будет отправлена пользователю.
Среди других распространенных ошибок при регистрации в ФНС и ОФД:
- несовпадение данных регистрации и настроек онлайн-кассы. Отметим, что эти сведения между собой не синхронизируются, поэтому проверять их достоверность должен сам предприниматель;
- ввод неправильного номера регистрации. Ошибка приведет к выводу из строя ФН;
- указание недостоверного ОФД. Например, это случается при смене оператора ФД. Иногда пользователь подает запрос в ФНС, но забывает указать новую информацию в самом кассовом аппарате. На работу ККТ эта ошибка не повлияет, но порядок использования будет считаться нарушенным;
- неоднократная смена ФН. Максимальное число перерегистраций накопителя составляет 12 раз.
Регистрация онлайн-кассы в ФНС: нюансы
При подготовке и проведении регистрации владельцу онлайн-кассы следует иметь в виду, что:
- Если в ходе процедуры фискализации в программе от производителя ККТ будут указаны неверные данные о кассе и хозяйствующем субъекте (например, ИНН, вид налогообложения), то дальнейшее их исправление невозможно. Придется переустанавливать фискальный накопитель, который стоит 7–10 тыс. рублей.
- Адрес, указываемый в электронном заявлении на регистрацию ККМ в налоговой, берется из федеральной базы ФИАС (подставляется автоматически после набора первых букв названия улицы).
Если при указании адреса ничего не подставилось, то это значит, что адреса расположения магазина пока что нет в ФИАС. Это может быть связано с тем, что:
- магазин расположен в здании-новостройке, у которого еще нет официального адреса;
- у здания по каким-то причинам был изменен адрес, но сведения об этом не попали в ФИАС.
В такой ситуации единственный выход — постановка онлайн-кассы на учет в налоговой при непосредственном обращении в территориальное представительство ведомства. При этом используется бумажное заявление (письмо ФНС России от 25.10.2017 № ЕД-4-20/21617).